Thư ký giám đốc chắc hẳn là một trong những công việc không còn quá xa lạ hiện nay. Tuy vậy, vẫn chưa nhiều người hiểu về chi tiết công việc thư ký giám đốc là gì? Nếu bạn cũng đang quan tâm, bài viết dưới đây sẽ rất hữu ích cho bạn.
Thư ký giám đốc là gì?
Thư ký là những người sẽ thực hiện công việc “hậu trường” hỗ trợ cho giám đốc. Họ sẽ có nhiều vai trò như người đại diện, thay mặt khi giám đốc vắng mặt, xử lý các công việc cần thiết. Họ cũng đóng vai trò là người kết nối, hỗ trợ cho giám đốc với những phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Thư ký là người hỗ trợ trong công việc cho giám đốc
Mô tả chi tiết công việc thư ký giám đốc
Vậy, chi tiết công việc thư ký giám đốc sẽ bao gồm những nhiệm vụ gì? Dưới đây sẽ là một số công việc thư ký giám đốc thường gặp của vị trí này:
Sắp xếp, quản lý công việc
Sắp xếp và quản lý chính là công việc thư ký giám đốc, nhiệm vụ chính của vị trí này. Cụ thể sẽ bao gồm:
- Sắp xếp các lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác phù hợp, đúng với lịch trình cho giám đốc.
- Tổ chức các cuộc họp với sự có mặt của giám đốc, ghi chép, tổng hợp nội dung của cuộc họp để giúp giám đốc nắm bắt được thông tin và phục vụ cho công việc quản lý tốt hơn.
- Ghi chép lại các ý kiến, phản hồi của giám đốc cho các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
Tiếp nhận và xử lý thông tin cho giám đốc
Một nhiệm vụ, công việc thư ký giám đốc khác chính là đóng vai trò đại diện khi giám đốc vắng mặt. Lúc này, họ sẽ tiếp nhận, xử lý các thông tin. Cụ thể sẽ bao gồm:
- Tiếp nhận, tổng hợp, phân loại thông tin từ các phòng ban một cách nhanh chóng, chính xác nhất.
- Trợ giúp cho giám đốc giải quyết những giấy tờ, văn bản không quá quan trọng.
- Đảm bảo cho các thông tin, phản hồi, văn bản được đến đúng bộ phận cần thiết.
- Thu thập các thông tin, số liệu, tra cứu, tìm kiếm tài liệu cần thiết theo yêu cầu.
Đón tiếp khách hàng giúp giám đốc
Thư ký giám đốc cũng sẽ là người đón tiếp các khách hàng khi họ đến làm việc với giám đốc tại doanh nghiệp. Với nhiệm vụ này, thư ký giám đốc cần:
- Đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc với giám đốc tại doanh nghiệp.
- Sắp xếp nơi ở, chỗ ngồi cho khách hàng, đối tác trong lúc chờ đợi.
- Hỗ trợ cung cấp phương tiện di chuyển cho khách hàng trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
- Chuẩn bị thức ăn nhẹ và nước uống cho khách hàng trước và trong quá trình làm việc với giám đốc.
Thư ký cần hỗ trợ giám đốc đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc
Một số nhiệm vụ khác cần làm
Ngoài những nhiệm vụ chính ở trên thì thư ký giám đốc cũng phải thực hiện một số công việc như sau:
- Hợp tác cùng với bộ phận văn thư để có thể tổng hợp và phân loại giấy tờ, hồ sơ liên quan đến công việc và lịch trình làm việc của giám đốc.
- Thực hiện các công việc liên quan đến tạm ứng hoặc quyết toán chi phí phát sinh trong quá trình làm việc của giám đốc.
- Thực hiện các báo cáo công việc liên quan theo yêu cầu.
>> Xem thêm: Một số việc làm thư ký phổ biến bạn có thể quan tâm
Những kỹ năng cần có của thư ký giám đốc
Rất nhiều doanh nghiệp sẽ yêu cầu yếu tố ngoại hình khi bạn muốn trở thành một thư ký giám đốc. Tuy vậy, đây không phải là một trong những yếu tố duy nhất, để có thể trở thành thư ký giám đốc thì bạn chỉ cần có bề ngoài ưa nhìn và có những kỹ năng như sau:
- Kỹ năng tin học văn phòng: Công của thức thì sẽ đòi hỏi bạn phải thường xuyên soạn thảo cũng như lưu trữ các loại hồ sơ, điều quan trọng. Do đó kỹ năng tin học văn phòng là một trong những kỹ năng không thể thiếu của thư ký.
- Sắp xếp và quản lý công việc linh hoạt: Với vai trò là cầu nối cũng như hỗ trợ công việc cho giám đốc cùng các phòng ban khác, thư ký cần có kỹ năng sắp xếp, lý một cách hiệu quả để giúp cho quá trình làm việc được trơn tru hơn.
- Kỹ năng giao tiếp tốt: Thư ký giám đốc sẽ thường xuyên phải làm việc và tương tác với các phòng ban thay cho giám đốc, ngoài ra vị trí này cũng sẽ thực hiện tiếp đón khách đến làm việc tại doanh nghiệp. Đó họ sẽ cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt và linh hoạt để giúp công việc được diễn ra tốt đẹp hơn.
- Một số kỹ năng và yêu cầu khác cần có: Khả năng ngoại ngữ, có sự cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc,…
Thư ký cần có kỹ năng quản lý, sắp xếp tốt
Hy vọng với bài viết này, bạn có thể hiểu rõ hơn về chi tiết công việc thư ký giám đốc là gì. Bên cạnh đó, nếu bạn cũng đang tìm kiếm việc làm thư ký giám đốc, hãy truy cập ngay vào TopCV. Rất nhiều việc làm hấp dẫn ở vị trí này đang chờ bạn khám phá.
