Excel là một trong những phần mền rất quen thuộc hầu hết với tất cả mọi người khi làm việc văn phòng hay kế toán. Tuy nhiên, đối với người mới thì gặp rất nhiều khó khăn khi làm việc với Excel. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu bạn các thao tác cơ bản trong Excel ai cũng cần phải biết.
Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Thay vì việc bạn chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn hoàn toàn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn hãy chọn các tệp tin bạn muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ đều được mở đồng thời.
Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Hiện/ẩn các phím tắt
Đây là một chức năng khá thú vị mà ít được biết đến trong phiên bản Excel 2007 trở về sau. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt trong Excel sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng chức năng này, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà bạn hoàn toàn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.
Chọn tất cả dữ liệu
Bạn hoàn toàn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần thực hiện nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.
Chọn tất cả dữ liệu
Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Bạn đã tạo xong một bảng nhưng lại muốn chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại. Sau đây là cách thực hiện:
Bạn chọn dòng (hoặc cột) cần chuyển, sau đó bạn nhấn Copy trên menu (Ctrl+C). Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào và chọn Paste Special trên thanh menu (hoặc Alt+E => sau đó nhấn phím S)
Trong khung hội thoại Paste Special, bạn chọn Transpose và nhấn OK.
Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau
Khi bạn đã thực hiện mở được nhiều bảng tín cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính hoàn toàn có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức. Bạn hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng.
Tạo một Shortcut Menu mới
Về cơ bản thì có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn hoàn toàn có thể thiết lập như sau:
File => Options => Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở thanh menu trên cùng.
Tạo một Shortcut Menu mới
Cách thêm một đường chéo trong ô
Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn hoàn toàn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn thực hiện như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell => nhấn vào tab Border, sau đó bạn nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.
Cách thêm một đường chéo trong ô
Ẩn hoặc hiện dòng
Khi thao tác với các bảng tính Excel quá dài, vậy để ngắn bớt xem cho dễ hơn bạn hãy cho ẩn bớt các dòng đi, khi muốn xem chỉ cần nhấn đúp vào các dòng đấy sẽ hiển thị ra vô cùng nhanh chóng.
Ẩn dòng đi bạn hãy bôi đen các dòng cần ẩn đi và chọn đến menu Format => Row => Hide hoặc bạn hoàn toàn có thể nhấn chọn chuột phải chọn và chọn đến Hide.
Bạn muốn hiển thị lại dòng đã ẩn hãy bôi đen hai dòng gần nhất với vùng đã ẩn (nếu ẩn dòng 4 thì bạn phải bôi đen dòng 3 và 5 như hình dưới) => Format => Row => Unhide. Hoặc sau khi đã bôi đen hai dòng liền kề bạn hãy nhấn chọn chuột phải => Unhide.
Ẩn hoặc hiện dòng
Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới
Bạn hoàn toàn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó bạn nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống.
Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng
Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là bạn chọn cột dữ liệu đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác.
Còn nếu bạn muốn thực hiện sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.
Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng
Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính Excel sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác – đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data => Filter. Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn hãy bỏ chọn Select All và chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này.
Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột
Để lọc được giá trị dữ liệu duy nhất trong một cột, bạn hãy vào Data => Advanced. Khi đó, một cửa sổ xuất hiện ra, và như hình ảnh bên dưới đây, bạn hãy đánh dấu vào ô copy to another location và chọn cột muốn chứa dữ liệu được chọn, sau đó bạn chọn ô Unique records only và nhấn OK.
Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột
Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô
Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần phải thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào. Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này không được nhập vào, bạn hãy vào Data => Data Validation => Setting để nhập các điều kiện dữ liệu, sau đó bạn chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn hoàn toàn có thể nhập như sau: “Vui lòng nhập vào tuổi từ 18 đến 60”.
Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô
Ghép nối văn bản với &
Để thực hiện ghép các ký tự từ các ô khác nhau thành một chuỗi ký tự, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dấu &. Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể sử dụng công thức như sau =B3&C3&D3&E3 và có được kết quả Bột ngọt100250002500000 trong ô F3.
Ghép nối văn bản với &
Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:
- Upper: Viết hoa tất cả
- Lower: Viết thường tất cả
- Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi
Ghép nối văn bản với &
Nhập vào giá trị bắt đầu với 0
Khi bạn nhập vào một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0. Thay vì phải định dạng trong Format Cells, vấn đề hoàn toàn có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập.
