Khi bạn muốn in một file excel mà dữ liệu trong file khá lớn, nhưng bạn không biết cách để căn chỉnh sao cho vừa một trang in. Việc này không quá phức tạp, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách căn nhanh trang in Excel luôn vừa khít trang giấy.
In file Excel trên 1 trang giấy A4 khi mà file của bạn cần in quá khổ so với Excel không phải là chuyện đơn giản nhưng không hẳn là hoàn toàn không có cách khác. Để căn nhanh trang in trong excel đôi khi bạn không thể thực hiện thao tác nhồi nhét hết tất cả các bảng tính của bạn vào một khi mà bảng tính của bạn đang quá lớn điều đó sẽ bắt buộc bạn phải hi sinh một số cột dữ liệu, tuy nhiên còn phụ thuộc vào một số yếu tố sẽ đưa ra một số phương pháp dưới đây bạn thử áp dụng vào từng trường hợp của bạn nhé.
Hướng dẫn cách căn chỉnh thông thường
Để bạn dễ dàng nhìn được khung in mà không phải mở bản Preview thì có một cách đơn giản khác là bạn hoàn toàn có thể ấn Ctrl + P. Sau đó bạn quay trở lại bảng tính, lúc này bạn sẽ nhìn thấy những đường nét đứt, nó chính là trang in của bạn sẽ được in ra. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác kéo các ô dữ liệu của mình vào trong đường nét đứt đó là hoàn thành.
Hướng dẫn in khổ Ngang thay vì in khổ dọc
Nếu như cách nói ở bên trên sẽ không được phù hợp vì bảng dữ liệu của bạn lớn hơn khổ của trang in thì bạn hoàn toàn có thể chuyển sang chế độ in ngang thay vì chế độ in dọc theo mặc định của file excel như vậy trang in của bạn sẽ luôn vừa khít với trang giấy.
Bạn thực hiện thao tác như sau:
Đầu tiên, bạn chọn PAGE LAYOUT => chọn tiếp Orientation => cuối cùng chọn Landscape
Như vậy bạn đã thực hiện thao tác thay đổi trang in khổ dọc sang in khổ ngang sẽ giúp có thêm 1 khoảng kha khá nữa để bạn hoàn toàn có thể co bảng để vừa khít với trang giấy
Hướng dẫn in khổ Ngang thay vì in khổ dọc
Hướng dẫn sử dụng Breaks để ngắt trang
Tính năng Breaks của file excel sẽ giúp bạn hoàn toàn có thể ngắt file dữ liệu của bạn ra làm 2 hay làm nhiều phần nếu file excel của bạn quá dài. Để bật được tính năng Page Breaks bạn thực hiện thao tác như sau
Đầu tiên, bạn chọn PAGE LAYOUT => tiếp theo, bạn chọn BREAKS => Cuối cùng, bạn chọn Inserts Page Breaks
Hướng dẫn sử dụng Breaks để ngắt trang
Hướng dẫn cách chọn khu vực in trong excel
Để bạn thực hiện chọn được khu vực in trong file excel thì trước tiên bạn phải bôi đen hết phần bạn muốn in. Sau đó bạn thực hiện các thao tác hướng dẫn dưới đây:
Đầu tiên, bạn chọn phần PAGE LAYOUT => Tiếp theo, bạn chọn mục Print Area => Cuối cùng, bạn chọn mục Set Print Area
Hướng dẫn cách chọn khu vực in trong excel
Như vậy bạn đã thực hiện thao tác tạo được vùng in đây cũng chính là 1 cách căn chỉnh nhanh trang in excel luôn vừa khít trang giấy cần in.
Hướng dẫn cách xóa hoặc ẩn những cột thừa
Nếu như hai cách trên mà bạn vẫn đang để những cột thừa, cột không cần thiết hoặc một số cột của bạn chỉ để có mục đích sử dụng tính toán trong bảng excel mà bạn không muốn in ra thì bạn hoàn toàn có thể xóa hoặc ẩn cột đó đi, khi đó trang in excel sẽ vừa khít với khổ của trang giấy
Cách thực hiện:
Đầu tiên, bạn chọn cột cần ẩn/xóa => sau đó, bạn click chuột phải và chọn Delete/Hidden
Hướng dẫn cách xóa hoặc ẩn những cột thừa
Hướng dẫn cách căn chỉnh lại khổ giấy in
Excel mặc định trong file khi bạn in khổ giấy của bạn sẽ có những khoảng trắng nhất định, bạn hoàn toàn có thể tận dụng điều đó để căn chỉnh khổ giấy của mình sao cho phù hợp nhất với trang in
Bạn thực hiện thao tác như sau:
Đầu tiên, bạn chọn PAGE LAYOUT => tiếp theo, bạn chọn Margins => Cuối cùng, bạn chọn mục Custom margins. Lúc này một cửa sổ xuất hiện ra bạn hoàn toàn có thể căn chỉnh lề left (trái) right (phải) top (trên) hoặc bottom (dưới)
Hướng dẫn cách căn chỉnh lại khổ giấy in
Hướng dẫn cách thiết lập kích thước của bảng tính
Đây cũng là một cách căn nhanh trang in excel để file luôn vừa khít trang giấy nhanh để thực hiện nó bạn làm theo các thao tác dưới đây:
Đầu tiên, bạn chọn PAGE LAYOUT =>sau đó, bạn chọn mục Page Setup => ở mục Page bạn chọn Fit to điền 1 page(s) wide by điền 0 tall nếu bạn muốn trang in của mình vừa khít tờ A4 của bạn cần in.
Hướng dẫn cách thiết lập kích thước của bảng tính
Ngoài ra, bài viết sẽ giới thiệu thêm các mục cần biết trong hộp thoại Page Setup:
- Ở khung Orientation: Có mục đích giúp xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng cho bạn chọn như sau:
- Portrait: có nghĩa là in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.
- Landscape: Có nghĩa là in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.
- Ở khung Scaling: Khung này cho phép bạn xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra vừa với chiều ngang hoặc chiều dọc của trang giấy:
- Adjust to: Cho phép bạn thay đổi tỷ lệ của bảng tính khi in ra giấy, giá trị này được nằm trong khoảng 10%-400%.
- Fit to: Cho phép bạn thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
- Wide by: Cho phép bạn thay đổi vừa khít theo chiều ngang của trang giấy.
- Paper size: Bạn có thể lựa chọn các khổ giấy. Bạn thực hiện thao tác click chuột vào mũi tên hình tam giác bên phải để mở danh sách các khổ giấy và khổ giấy thích hợp.
- Print Quality: Mục này cho phép bạn lựa chọn chất lượng in. Thông thường sẽ chọn là 600 DPI.
Như vậy, bài viết trên của Wiki19 đã đưa chọn bạn 7 cách để bạn căn chỉnh nhanh trang in excel luôn vừa khít trang giấy. Chúc các bạn thực hiện các thao tác thành công!
