Bạn đang làm bảng trong excel cần đánh số thứ tự trong excel nhưng chưa biết cách nào để thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong excel nhanh nhất.
Đánh số thứ tự cho danh sách ngắn
Cách đánh số thứ tự trong Excel cho danh sách ngắn này khá thông dụng và đơn giản đối với dân văn phòng. Theo đó, bạn chỉ cần thực hiện theo 2 thao tác sau:
- Ở 2 ô đầu tiên trong danh sách, bạn điền số theo thứ tự.
- Bạn dùng chuột trái chọn 2 ô đã đánh số thứ tự. Bạn chỉ chuột xuống góc dưới của ô thứ 2 để xuất hiện dấu cộng màu xanh lá cây, sau đó bạn kéo vùng chọn xuống toàn bộ danh sách.
Cách đánh số thứ tự danh sách ngắn trên Excel
Vậy trong những trường hợp bạn cần đánh số thứ tự theo dạng số lẻ hoặc số chẵn thì làm như thế nào? Tương tự như hướng dẫn ở phía trên, bạn nhập số kiểu nhập số tùy thích vào 2 ô đầu tiên trong phạm vi bạn cần đánh số.
Ví dụ 1: Bạn muốn đánh số thứ tự của danh sách học sinh theo dạng chẵn. Ở ô đầu đầu tiên, bạn điền số 2. Tiếp đó, ô thứ 2, thứ 3 bạn điền là số 4 và 6. Sau đó, bạn chọn 3 ô đã điền bất kì, bạn kéo giữ chuột ở góc phải rồi bạn kéo xuống toàn bộ vùng cần đánh số.
Ví dụ 2: Trường hợp bạn muốn đánh số lẻ cho danh sách cũng tương tự như trên. Tại ô đầu tiên, bạn đánh số thứ tự là 1. Sau đó bạn điền số tiếp theo vào ô thứ 2. Để đánh số thứ tự cho toàn bộ danh sách, bạn chọn 2 ô này và bạn giữ chuột ở góc phải, khi bạn thấy xuất hiện dấu cộng nhỏ thì bạn kéo xuống.
Bạn hoàn toàn có thể thấy cách đánh số thứ tự trong Excel này khá dễ áp dụng và không có gì khó khăn phải không nào? Tuy nhiên, nhìn chung nó vẫn còn mang tính chất thủ công. Do đó, đối với các bảng danh sách dài, lên tới hàng nghìn dòng, bạn sẽ gặp không ít khó khăn khi áp dụng phương pháp này.
Cách đánh số thứ tự danh sách dài
Đối với những danh sách dài, chứa nhiều thông thông tin, bạn không thể nào áp dụng phương pháp đánh số bằng cách kéo thả chuột như đã hướng dẫn thực hiện ở phần trên. Do đó, bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
– Bước 1: Đánh số ô đầu tiên
Ở ô đầu tiên trong danh sách, bạn nhập số thứ tự là 1. Trong trường hợp bạn không muốn bắt đầu bằng số 1, bạn hoàn toàn có thể thay thế bằng số thứ tự tùy thích.
Nhập số 1 vào ô đầu tiên trong danh sách
– Bước 2: Chọn Editing
Bạn nhìn lên thanh công cụ nằm ở góc trên Excel, bạn tìm đến tab HOME. Phía bên tay trái tab này chính là phần Editing. Tại đây bạn click chuột vào biểu tượng Fill và chọn Series.
Tại tính năng Fill chọn Series
– Bước 3: Chọn kiểu đánh số thứ tự
Sau khi bạn chọn mục Series, màn hình ứng dụng sẽ xuất hiện 1 hộp thoại chức năng mới. Trong đó sẽ bao gồm các tùy chọn như sau:
Series in:
- Columns: Đánh số dạng cột.
- Rows: Đánh số theo dạng hàng.
Type:
- Date: Dạng ngày và tháng.
- AutoFill: Dạng tự động điền.
- Linear: Kiểu đánh số thứ tự tăng dần từ bé đến lớn.
- Growth: Dạng số dạng lũy tiến.
Stop value: Có ý nghĩa là giới hạn vị trí đánh số thứ tự (Số thứ tự chỉ đánh đến vị trí này và dừng lại)
Step value: Có ý nghĩa là cài đặt khoảng cách giữa 2 số thứ tự liền nhau.
Tại đây, bạn hoàn toàn có thể định dạng của kiểu đánh số thứ tự mà mình muốn. Sau đó, bạn đừng quên lưu cài đặt lại bằng việc nhấn nút OK là xong.
Hộp thoại cài đặt đánh số thứ tự
Sau khi bạn thực hiện theo hướng dẫn trên, hộp thoại cài đặt sẽ được biến mất. Lúc này bạn sẽ nhận được kết quả ngoài sự mong đợi của mình. Bảng danh sách đã được đánh số đầy đủ chỉ với 3 bước thực hiện đơn giản chỉ trong chưa đầy 2 phút.
Cách đánh số trong excel bằng công thức
Ngoài cách đánh số bằng chuột, bạn hoàn toàn có thể áp dụng công thức. Nghe có vẻ lạ phải không nào? Mời bạn tham khảo:
– Bước 1: Đánh số thứ tự ô đầu tiên
Tại ô đầu tiên trong danh sách cần đánh số thứ tự, bạn điền số 1. Trong trường hợp, bạn muốn bắt đầu bằng con số khác bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh.
– Bước 2: Nhập công thức
Bạn nhập công thức ở ô thứ 2. Công thức áp dụng: = ô đầu tiên + n
Trong đó:
- Nếu muốn đánh số thứ tự danh sách theo dạng số tự nhiên liên tiếp => Chọn n = 1.
- Trong trường hợp danh sách lẻ => Chọn n = 2
- Đánh số thứ tự dạng chẵn => Nhập n = 2. Tuy nhiên lúc này bạn cần phải thay đổi số tại ô đầu tiên là 1 số chẵn.
Sau khi bạn đã hoàn tất thao tác nhập công thức, bạn dùng chuột phải để chọn cùng lúc 2 ô này. Bạn giữ chuột ở góc phải của ô thứ 2 cho đến khi thấy xuất hiện dấu cộng rồi bạn kéo xuống để đánh số thứ tự toàn bộ danh sách.
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức
Sử dụng hàm ROW để đánh số thứ tự các hàng
Ngoài 3 cách kể trên, bạn có thể áp dụng một phương pháp hoàn toàn mới để đánh số thứ tự trong Excel. Đó là sử dụng hàm ROW để đánh số thứ tự các hàng.
Để đánh số thứ tự cho bảng danh sách bằng hàm ROW, bạn thực hiện các thao tác theo hướng dẫn:
– Bước 1: Đánh số thứ tự ô đầu tiên
Tại ô đầu tiên trong bảng danh sách muốn đánh số thứ tự, bạn nhập công thức như sau: =ROW(A1). Lúc này, hàm sẽ trả về kết quả với số hàng được tham chiếu.
Ví dụ: =ROW(A1) trả về kết quả tương ứng là 1.
– Bước 2: Kéo núm điều khiển
Tương tự như các cách đã giới thiệu trên, đầu tiên bạn chọn ô vừa điền công thức và giữ chuột ở góc phải. Lúc này, bạn sẽ thấy xuất hiện núm điều khiển có hình dấu cộng sẽ hiện lên. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác kéo chuột xuống và điều chỉnh phạm vi danh sách cần đánh số.
Mẹo đánh số thứ tự danh sách trong Excel
Bạn hoàn toàn có thể áp dụng 4 cách đánh số trên trong từng trường hợp nhất định:
- Trong trường hợp bạn áp dụng hàm ROW, số thứ tự danh sách được cập nhật khi chúng được sắp xếp cùng dữ liệu. Điều này có nghĩa chuỗi thứ tự hoàn toàn có thể bị ngắt quãng hoặc thay đổi trong trường hợp thêm, xóa hay di chuyển hàng bất kỳ trong bảng danh sách đó. Để khắc phục lỗi này, bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách thủ công: Bạn đánh số cho 2 ô đầu tiên và bắt đầu kéo xuống vùng cần đánh số.
- Khi bạn sử dụng hàm ROW, nếu bạn muốn đánh số tự động khi thêm, hay xóa hoặc di chuyển hàng, bạn hãy chuyển dữ liệu thành dạng bảng trong Excel. Theo đó, các dòng mới thêm ở cuối bảng sẽ được tự động đánh số thứ tự.
- Với cách thức đánh số thứ tự bằng hàm ROW thích hợp cho việc đánh số đơn hàng hay các dạng số thứ tự bao gồm chữ cái, hay ký hiệu đặc biệt.
Ví dụ: Nếu bạn muốn đánh số dạng 0000-0001, hãy nhập công thức =TEXT(ROW(A1),”0000-0000″) vào ô thứ nhất. Sau đó bạn kéo điều khiển đến cuối phạm vi danh sách cần thực hiện.
Việc đánh số thứ tự trong Excel chưa bao giờ thấy đơn giản như vậy. Giờ đây, bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng đánh số cho các danh sách, bảng biểu lên tới hàng trăm, hay hàng ngàn dòng nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
