Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel – YouTube

Định dạng ngày tháng của Excel

Trước khi bạn có thể sử dụng được những tính năng của Excel khi xử lý thông tin ngày tháng và thời gian, bạn sẽ cần hiểu được cách thức Excel lưu trữ những dữ liệu này bởi lẽ đây thường là nguyên nhân chính gây khó khăn cho bạn khi xử lý dữ liệu. Thực tế, khi bạn nhập dữ liệu, Excel sẽ không ghi nhớ nó là ngày, tháng, năm mà sẽ lưu trữ nó như là 1 dãy số, và định dạng của ô chứa thông tin sẽ chuyển dãy số đó thành những thông tin ngày tháng hoặc giờ phút.

Ngày tháng trong Excel

Ngày tháng được lưu trữ là số nguyên trong Excel, hiển thị số ngày được tính từ ngày 1/1/1990. Bạn có thể hiểu như sau:
Số 1 tượng trưng cho ngày 1/1/1990
Số 2 tượng trưng cho ngày 2/1/1990
Số 3 tượng trưng cho ngày 3/1/1990
Số 42005 tượng trưng cho ngày 1/1/2015 (vì ngày 1/1/2015 cách ngày 1/1/1990 đúng 42,005 ngày)
Số 2958465 tượng trưng cho ngày 31/12/9999

Thời gian trong Excel

Thời gian (giờ phút giây) được ghi nhận là số thập phân trong Excel, giữa .0 và .99999, tượng trưng cho số thời gian được phân chia trong ngày, trong đó:
Số 0 tượng trưng cho 00:00:00
Số 0.25 tượng trưng cho 06:00 sáng
Số 0.5 tượng trưng cho 12:00 trưa
Số 0.541655093 tượng trưng cho 12:59:59 tối

Thời gian và ngày tháng trong Excel

Excel lưu trữ thời gian và ngày tháng trong Excel được lưu trữ là số nguyên + số thập phân tượng trưng cho ngày tháng và số giờ tương ứng. Ta có thể xem ví dụ dưới đây:
Số 1.25 là 1/1/1900 vào lúc 6:00 sáng
Số 42005.5 là ngày 1/1/2015 vào lúc 12:00 trưa.

Cách chuyển đổi ngày tháng thành số trong Excel

Nếu bạn muốn biết dãy số biểu thị cho ngày tháng hay thời gian nào, bạn sẽ có 2 cách để thực hiện.

Cửa sổ định dạng ô (Format Cells)

Chọn ô chứa thông tin ngày tháng trong Excel, nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells và chọn tab General.

Nếu bạn muốn biết dãy số tượng trưng cho ngày tháng mà không có nhu cầu đổi ngày tháng thành số, hãy viết ra ãy số mà bạn nhìn thấy ở ô Sample và nhấn Cancel để đóng hộp thoại. Nếu bạn muốn đổi ngày tháng thành số, nhấn OK.

Cửa sổ Format cells

Cửa sổ Format cells

Chức năng DateValue và TimeValue của Excel

Sử dụng chức năng DATEVALUE() để chuyển 1 thông tin ngày tháng trên Excel thành dãy số, ví dụ như =DATEVALUE(“1/1/2015”).

Sử dụng chức năng TIMEVALUE() để chuyển thời gian thành số thập phân, ví dụ như =TIMEVALUE(“6:30 AM”).

Xem thêm :   Những nhà cái uy tín tại Việt Nam nào có ứng dụng di động tốt nhất.

Để biết được dãy số hiển thị cả thông tin ngày và tháng, bạn có thể sử dụng cả 2 chức năng như sau:
=DATEVALUE(“1/1/2015”) & TIMEVALUE(“6:00 AM”)

Ví dụ về hàm DATEVALUE và TIMEVALUE

Ví dụ về hàm DATEVALUE và TIMEVALUE

Lưu ý: Vì dãy số của Excel bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 1900 và số âm sẽ không được ghi nhận, những ngày tháng trước năm 1900 sẽ không thể chuyển đổi thành số trên Excel.

Nếu bạn điền thông tin đó vào trang tính, ví dụ như ngày 12/31/1899 (tức ngày 31 tháng 12 năm 1899, trong Excel tháng sẽ hiển thị trước), nó sẽ hiển thị là giá trị chữ thay vì là ngày tháng, nghĩa là bạn không thể chuyển đổi thành số theo cách thông thường. Để chắc chắn, bạn có thể sử dụng công thức =DATEVALUE(“12/31/1899”), kết quả nhận lại sẽ là lỗi #VALUE!

Định dạng ngày tháng mặc định trong Excel

Khi bạn làm việc với thông tin ngày tháng trên Excel, những định dạng ngày tháng dài hoặc ngắn sẽ được quy định dựa trên cài đặt khu vực của Windows. Những định dạng mặc định này sẽ được đánh dấu bằng dấu hoa thị (*) trong hộp thoại Format Cells.

Hộp thoại Format Cells

Hộp thoại Format Cells

Định dạng ngày tháng trong hộp thoại Format Cells sẽ thay đổi nếu bạn thay đổi cài đặt ngày tháng mặc định của Windows trong Control Panel.

Cách thay đổi định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel

Nếu bạn muốn thay đổi những định dạng ngày tháng và thời gian mặc định trong máy tính, ví dụ như ngày tháng theo kiểu Mỹ thành kiểu Anh, hãy vào Control Panel và vào phần Region and Language. Nếu hộp Control Panel của bạn mở trong phần Category, bạn hãy vào phần Clock, Language and Region => Region and Language => Change the date, time, or number format.

Trong tab Formats, chọn khu vực phù hợp trong danh sách của Windows theo ảnh dưới đây:

Chọn khu vực phù hợp

Chọn khu vực phù hợp

Mẹo: Nếu bạn không chắc chắn những ký hiệu mmm, ddd, yyy có ý nghĩa thế nào, bạn hãy click vào đường link “What does the notation mean” dưới phần Date and time formats.

Nếu bạn không vừa ý với bất cứ định dạng nào có trong phần Formats, vào phần Additional settings ở phía bên phải dưới cùng của hộp thoại Region and Language. Hộp thoại Customize sẽ hiện ra, sau đó bạn chuyển sang tab Date và nhập định dạng mong muốn.

Hộp thoại Customize Format

Hộp thoại Customize Format

Cách áp dụng nhanh định dạng ngày tháng và thời gian mặc định trên Excel

Excel có hai định dạng cho ngày tháng và thời gian – dài và ngắn.

Xem thêm :   Cách so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong excel

Để thay đổi định dạng ngày tháng trong Excel theo cài đặt mặc định, bạn hãy làm như sau:

  • Chọn ngày tháng bạn muốn thay đổi định dạng.
  • Ở tab Home, trong phần Number, click vào dấu mũi tên ngay cạnh ô Number Format, chọn định dạng bạn muốn – short date, long date hoặc time.
Thay đổi định dạng ngày tháng

Thay đổi định dạng ngày tháng

Nếu bạn muốn nhiều sự lựa chọn hơn, chọn More Number Formats từ danh sách hoặc chọn Dialog Box Launcher ngay cạnh phần Number. Cách này sẽ mở một hộp thoại Format Cells tương tự như trên và bạn có thể thay đổi mặc định trong đó.

Mở hộp thoại Format Cells

Mở hộp thoại Format Cells

Mẹo: Nếu bạn muốn nhanh chóng thay đổi định dạng trên Excel thành dd-mmm-yy, hãy nhấn Ctrl + Shift + #. Hãy lưu ý rằng cách làm tắt này sẽ áp dụng áp dụng cho định dạng dd-mmm-yy, như 01-Jan-15, không quan trọng định dạng mặc định của Windows là gì.

Cách thay đổi định dạng ngày tháng trên Excel

Trong Excel, ngày tháng sẽ được hiển thị theo nhiều cách. Khi thay đổi định dạng ngày tháng trong 1 ô hay nhiều ô, cách dễ dàng nhất là mở hộp thoại Format Cells và chọn một trong những định dạng dưới đây.

1. Chọn ngày tháng mà bạn muốn thay đổi định dạng, hoặc ô trống mà bạn muốn điền ngày tháng.
2. Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells. Hoặc bạn có thể click chuột phải vào ô đó và chọn Format Cells.
3. Trong cửa số Format Cells, chọn tab Number và Date ở bảng Category.
4. Trong phần Type, chọn định dạng ngày tháng mà bạn mong muốn, khi đó trong ô Sample sẽ hiển thị ví dụ tương ứng với ngày tháng bạn đã nhập vào ô.

Chọn kiểu định dạng ngày tháng

Chọn kiểu định dạng ngày tháng

5. Khi bạn đã vừa ý, click OK để lưu thay đổi và đóng cửa sổ.

Nếu định dạng không thay đổi, có thể là do ngày tháng bạn điền vào đã bị coi là văn bản (text) và bạn sẽ cần chuyển nó thành dạng ngày tháng trước.

Cách chuyển đổi định dạng ngày tháng theo vị trí khu vực

Trong Excel, bạn có 1 loạt những ngày tháng với định dạng lộn xộn và bạn muốn thay đổi chúng cho đồng bộ. Ví dụ như bạn muốn chuyển đổi định dạng ngày tháng theo kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm) thành kiểu Châu Âu (ngày/tháng năm), bạn có thể thực hiện cách thức sau:

  • Chọn ô có ngày tháng bạn muốn thay đổi định dạng
  • Chọn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells.
  • Chọn vị trí ở phần Locale (location) trong hộp thoại và click OK để lưu thay đổi. Bạn có thể xem trước định dạng trong phần sample trước khi nhấn OK nhé.
Định dạng theo khu vực

Định dạng theo khu vực

Nếu bạn muốn ngày tháng hiển thị theo ngôn ngữ khác nhau, bạn sẽ phải tạo định dạng đặc biệt với mã khu vực.

Xem thêm :   【Hướng Dẫn】Cách Tắt Tường Lửa Win 7 Nhanh Nhất

Cách tạo định dạng ngày tháng đặc biệt trong Excel

Nếu bạn thấy rằng không định dạng có sẵn nào trong Excel phù hợp với nhu cầu, bạn hoàn toàn có thể tự tạo định dạng của riêng mình.

1. Trong file Excel, chọn ô mà bạn muốn thay đổi định dạng
2. Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
3. Ở tab Number, bạn chọn Custom ở bảng Category và điền định dạng bạn muốn trong ô Type bên cạnh.

Điền định dạng muốn trong ô Type

Điền định dạng muốn trong ô Type

Mẹo: Cách đơn giản nhất để tạo định dạng mới là bắt đầu từ định dạng có sẵn và gần giống nhất với định dạng mà bạn muốn. Để làm việc này, hãy vào ô Date trong bảng Category trước, chọn một trong những định dạng có sẵn trong ô Type. Sau đó bạn hãy vào Custom và thay đổi định dạng mà bạn muốn.

Khi tạo định dạng ngày tháng trong Excel, bạn hãy dùng những ký hiệu sau:

m Số tháng không có số 0 đứng trước 1
mm Số tháng có số 0 đứng trước 01
mmm Tên tháng ở dạng ngắn Jan
mmmm Tên tháng ở dạng đầy đủ January
mmmmm Tên tháng ký hiệu bằng chữ cái đầu tiên J (ký hiệu cho January, June and July)
d Ngày không có số 0 đứng trước 1
dd Ngày có số 0 đứng trước 01
ddd Tên thứ ở dạng ngắn Mon
dddd Tên thứ ở dạng dài Monday
yy Năm với 2 con số 05
yyyy Năm với 4 con số 2005

Khi tạo định dạng thời gian trong Excel, bạn hãy dùng những ký hiệu sau:

h Giờ không có số không đằng trước 0-23
hh Giờ không có số không đằng trước 00-23
m Phút không có số không đằng trước 0-59
mm Phút có số không đằng trước 00-59
s Giây có số không đằng trước 0-59
ss Giây không có số không đằng trước 00-59
AM/PM Thời điểm sáng/ chiều trong ngày 6AM or 6PM

Mẹo. Nếu bạn định tạo một định dạng ngày tháng và bạn dùng ký hiệu “m” ngay sau “hh” hoặc “h” hoặc ngay trước “ss” hoặc “s”, Excel sẽ hiển thị ký hiệu này là phút chứ không phải là tháng.

Khi tạo định dạng, bạn có thể sử dụng dấu phẩy, dấu gạch ngang, dấu gạch chéo và dấu hai chấm nhé.

Ví dụ, cùng là January 13, 2015 13:03 nhưng có rất nhiều cách hiển thị thông tin này:

dd-mmm-yy 13-Jan-15
mm/dd/yyyy 01/13/2015
m/dd/yy 1/13/15
dddd, m/d/yy h:mm AM/PM Tuesday, 1/13/15 1:03 PM
ddd, mmmm dd, yyyy hh:mm:ss Tue, January 13, 2015 13:03:00

 

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Wiki19.com
Logo
Enable registration in settings - general