Trong công việc kế toán thực tế thường hay gặp các trường hợp phải làm tròn số tiền. Với một số trường hợp hợp đồng có số tiền lớn (vài tỉ, chục tỉ, trăm tỉ…) thì những con số lẻ như 1000 đồng sẽ được làm tròn hoặc làm tròn hết phần số thập phân. Bài viết dưới đây hướng dẫn bạn cách bạn làm tròn số bằng hàm Round trong Excel.
Hàm Round – Công thức và chức năng
Hàm Round trong Excel có công thức =ROUND(number,n).
Trong đó:
- Number là số cần làm tròn.
- N là tham số và hoàn toàn có thể âm hoặc dương.
Với đối số N bạn sẽ có một số trường hợp khác nhau.
- Nếu N = 0 thì bạn sẽ làm tròn tới số nguyên gần nhất. Chẳng hạn bạn làm tròn số ROUND(9.23.0) = 9
- Nếu N > 0 thì số cần làm tròn sẽ được làm tròn tới vị trí thập phân chỉ định. Chẳng hạn với công thức ROUND(21.25464,5) = 21.25. Nếu N =1 lấy 1 số lẻ, n=2 lấy 2 số lẻ,…
- Nếu N < 0 thì số sẽ được làm tròn sang bên trái của dấu thập phân. Ví dụ: công thức ROUND(23.23434, -1) = 20. Nếu N = -1 thì làm tròn đến hàng chục, N = -2 làm tròn đến trăm và N = -3 là đến hàng nghìn…
Nguyên tắc làm tròn số trên Excel phải chú ý:
- Phần được chỉ định làm tròn (số lớn nhất trong phần xét làm tròn) nhỏ hơn 5 thì làm tròn xuống. Ví dụ phần được làm tròn là 1 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.5, phần được làm tròn là 2 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.05
- Phần được chỉ định làm tròn (số lớn nhất trong phần xét làm tròn) lớn hơn hoặc bằng 5 thì làm tròn lên.
- Một số hàm có thể thực hiện làm tròn (hàm ROUND) cho phép bạn làm tròn tới phần bên trái của dấu ngăn phần thập phân (làm tròn hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn…) với tham số cần xét phần làm tròn là số âm.
Do đó trước khi bạn làm tròn số trên Excel thì bạn cần phải xác định một cách chính xác 2 yếu tố:
- Dữ liệu đã được định dạng đúng chưa? Loại dữ liệu cần định dạng có đúng là loại Number không?
- Bạn cần làm tròn tới đâu? Từ đây bạn xác định sử dụng hàm nào thì phù hợp
Làm tròn tới phần nghìn
Yêu cầu của công việc cần làm tròn tới phần nghìn là một yêu cầu khá hay gặp khi làm kế toán. Nội dung của phần này được mô tả như sau:
- Nếu số tiền lẻ dưới 500 đồng thì bạn thực hiện làm tròn xuống 0.
- Nếu số tiền lẻ từ 500 đồng trở lên thì bạn thực hiện làm tròn lên thêm 1000 đồng.
Hàm để làm tròn là hàm ROUND
Cấu trúc của hàm ROUND:
=ROUND(number, num_ditgits)
Trong đó:
- number: Số tiền được làm tròn, cần xét làm tròn
- num_ditgits: Phần được chỉ định làm tròn. Trong yêu cầu này bạn cần thực hiện làm tròn tới phần nghìn, tức 3 số 0 bên trái dấu ngăn phần thập phân, nên tham số num_ditgits ở đây sẽ được dùng với số âm, cụ thể là -3.
Áp dụng công thức của hàm ROUND với num_digits = -3 vào ví dụ trên bạn có:
Kết quả nhận được sau khi áp dụng hàm
- Số thứ 1 là 12,483,920 được làm tròn phần 920 thành 1000 ra kết quả là 12,484,000
- Số thứ 2 là 22453 được làm tròn phần 453 thành 0 ra kết quả là 22000
- Số thứ 3 là 169,811.00 được làm tròn phần 811.00 thành 1000.00 ra kết quả là 170,000.00
Việc thực hiện làm tròn này thường được áp dụng với số tiền lớn (hàng trăm triệu, hàng tỉ) khi đó phần làm tròn được chỉ mang giá trị rất nhỏ nên sẽ ít ảnh hưởng tới việc tính toán trong kế toán.
Hướng dẫn làm tròn hết phần thập phân (Tới 0)
Vì trong thực tế số tiền không có còn chỉ nhỏ hơn 0 nên bạn gần như bắt buộc phải thực hiện làm tròn hết phần thập phân khi tính toán với số tiền trong Excel. Quy tắc bạn cần làm tròn hết phần thập phân được mô tả như sau:
- Nếu phần xét cần thực hiện làm tròn nhỏ hơn 0,5 thì sẽ được làm tròn xuống bằng 0
- Nếu phần xét cần thực hiện làm tròn từ 0,5 trở đi (lớn hơn hoặc bằng 0,5) thì sẽ được làm tròn lên 1
Bạn vẫn sử dụng hàm ROUND để làm tròn trong trường hợp này, công thức áp dụng được viết như sau:
=ROUND(number,0)
Trong đó number là số cần thực hiện làm tròn.
Xem xét một số ví dụ về việc làm tròn hết phần thập phân trên Excel như sau:
Làm tròn hết phần thập phân trên Excel
Trong hình trên bạn hoàn toàn có thể thấy toàn bộ phần thập phân đã được làm tròn hết:
- Số thứ 1 với phần thập phân là 0.1 được làm tròn về 0
- Số thứ 2 với phần thập phân 0.589 được làm tròn thêm 1 để từ 78420 thành 78421
Những lưu ý khi làm tròn tiền trong kế toàn
Việc thực hiện làm tròn số tiền trong những công việc kế toán nội bộ như các công việc bán hàng, quỹ, công nợ… thì bạn hoàn toàn có thể được làm tròn theo quy định của doanh nghiệp.
Trong các hóa đơn hoặc liên quan tới số tiền thuế, trong những số sách kế toán như báo cáo tài chính cuối năm thì bạn cần phải hết sức lưu ý việc làm tròn. Việc thực hiện làm tròn này phải tuân theo quy định của nhà nước và đảm bảo bạn cần làm đúng nguyên tắc làm tròn (thường thực hiện làm tròn tới 0 để tránh phần thập phân) nhưng tổng số tiền cần phải khớp so với chứng từ (với hóa đơn VAT thì phần tiền trước thuế + tiền thuế phải bằng tổng số tiền phải thanh toán. Nếu phần nào thực hiện làm tròn lên / xuống thì phần kia phải làm tròn ngược lại để bạn đảm bảo nguyên tắc bù trừ)
Như vậy là bài viết trên đã giúp bạn hiểu được định nghĩ và cách dùng của hàm Round để là tròn số trong Excel rồi phải không? Còn gì hơn khi các bạn kế toán áp dụng cách này. Chúc các bạn áp dụng hàm Round thành công.
