Cách dùng hàm vlookup trong excel, có kèm video

Bạn đang sử dụng excel và muốn tìm hiểu về hàm Vlookup, nhưng không biết cách sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm vlookup trong excel và có kèm video.

Video hướng dẫn sử dụng hàm Vlookup

Hàm VLOOKUP trong Excel – Công thức và cách sử dụng cơ bản

Hàm VLOOKUP là gì? Đầu tiên, hàm VLOOKUP là một trong những hàm tìm kiếm trong Microsoft Excel. Hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị bạn đưa vào và trả kết quả về giá trị cùng dòng ở một cột khác trong bảng.

Hàm VLOOKUP có mặt trong các phiên bản của Excel như Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2007 và các phiên bản cũ hơn.

Công thức của hàm VLOOKUP

Công thức chuẩn của hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Hàm VLOOKUP có 4 tham số, 3 tham số đầu tiên là bắt buộc phải có, tham số thứ 4 ở trong ngoặc vuông [range_lookup] là không bắt buộc phải có. Trước khi đi tìm hiểu mỗi tham số có ý nghĩa thế nào, bạn hãy xem ví dụ sau đây:

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-01

Ví dụ 01

Trong ví dụ trên, bạn cần phải tìm đơn giá của sản phẩm có mã sản phẩm là SP004, công thức VLOOKUP được sử dụng trong ô F2

=VLOOKUP(“SP004”,A2:C7,3,FALSE)

  • lookup_value giá trị dùng với mục đích tìm kiếm. Giá trị này hoàn toàn có thể thuộc kiểu dữ liệu số, ngày tháng hoặc kiểu chuỗi, kiểu tham chiếu hoặc một giá trị sẽ được tính toán ra bởi một hàm excel khác. Trong công thức trên, chuỗi “SP004” chính là lookup_value.
  • table_array là vùng dữ liệu gồm ít nhất 2 cột. Hàm VLOOKUP luôn tìm kiếm giá trị dùng để tìm kiếm – lookup_value trong cột đầu tiên của dữ liệu. Trong công thức trên, vùng A2:C7 chính là table_array bao gồm 3 cột, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm chuỗi “SP004” trong cột đầu tiên của dữ liệu là cột A.
  • col_index_num chính là thứ tự cột chứa giá trị trả về trong bảng table_array . Trong ví dụ ở trên, table_array là A2:C7, cột C là cột thứ 3 trong bảng tính này.
  • [range_lookup] là tham số không bắt buộc, sẽ nhận giá trị TRUE hoặc 1 (tìm kiếm gần đúng) hoặc nhận giá trị FALSE hoặc 0 (tìm kiếm chính xác)
    • FALSE tham số của range_lookup khi nhận giá trị FALSE sẽ thực hiện tìm kiếm chính xác cho lookup_value. Trong ví dụ ở trên, VLOOKUP sẽ tìm kiếm chính xác chuỗi “SP004” trong cột A, nếu trong trường hợp không tìm thấy, hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A
    • TRUE tham số của range_lookup khi nhận giá trị TRUE sẽ thực hiện tìm kiếm gần đúng, sẽ tìm giá trị lớn nhất trong bảng dữ liệu nhưng giá trị sẽ nhỏ hơn lookup_value. Điều kiện để sử dụng tìm kiếm gần đúng của hàm VLOOKUP là cột tìm kiếm cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần

Trong ví dụ trên, nếu bạn viết chuỗi cần tìm kiếm là “SP004” vào trong công thức VLOOKUP, thì mỗi lần bạn cần tìm kiếm giá trị mới sẽ rất mất công sửa lại công thức, vậy nên, bạn hoàn toàn có thể viết lại công thức như sau:

=VLOOKUP(F1,A2:C7,3,FALSE)

Vậy là mỗi khi bạn cần thay đổi mã sản phẩm, bạn chỉ cần thay đổi dữ liệu trong ô F1, hoặc nếu bạn đã thiết lập mục Data Validation cho ô F1, thì bạn chỉ việc chọn ở danh sách trong Data Validation này.

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-02

Sử dụng VLOOKUP với Data Validation List

Hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP trong thực tế 

Khi sử dụng hàm VLOOKUP trong thực tế công việc, một điều bạn luôn luôn phải chú ý đó chính là khóa tham chiếu đối với bảng tra cứu. Hãy cùng nhau tìm hiểu ví dụ sau đây

Khóa tham chiếu khi sử dụng VLOOKUP

Trong ví dụ này, bạn cần phải hoàn thiện công việc tra cứu Số lượng và Đơn giá ở cột F và cột G, nếu bạn không khóa tham chiếu tới bảng tra cứu $A$2:$C$7  thì khi bạn kéo công thức từ F2 xuống cho F3 và F4 thì vùng tham chiếu này sẽ bị lệch và dẫn tới kết quả của hàm VLOOKUP không được chính xác.

5 điều bạn cần chú ý khi sử dụng hàm VLOOKUP

  1. Hàm VLOOKUP không thể trả về kết quả khi trường hợp cột lấy kết quả nằm về phía bên trái của cột chứa dữ liệu bạn cần tra cứu. Phương án xử lý: sử dụng kết hợp hàm Index và Match
  2. Hàm VLOOKUP tra cứu không phải phân biệt chữ hoa hay chữ thường.
  3. Chú ý tới tham số cuối cùng [range_lookup] để bạn lựa chọn đúng TRUE hay FALSE trong những trường hợp tra cứu gần đúng hoặc tra cứu chính xác.
  4. Khi tra cứu gần đúng, chú ý dữ liệu trong cột tra cứu cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần
  5. Khi giá trị cần tra cứu không được tìm thấy, kết quả hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #NA.

Sử dụng hàm VLOOKUP tra cứu ở 1 sheet khác

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-04

VLOOKUP bảng tra cứu ở sheet khác

=VLOOKUP(A2,’Ví dụ 02′!$A$2:$C$7,2,FALSE)

Để tra cứu được số lượng của sản phẩm với mã SP002 trên sheet Ví dụ 03, bạn bắt đầu từ sheet Ví dụ 03 với bắt đầu viết công thức VLOOKUP trong ô B2 như bình thường, khi bạn cần chọn bảng dữ liệu, bạn chỉ cần bấm sang sheet Ví dụ 02, sau đó bạn chọn vùng dữ liệu như bình thường, Excel sẽ đủ thông minh để hoàn toàn có thể hỗ trợ chúng ta viết công thức VLOOKUP tự động đúng như trên hình minh hoạ.

Hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu ở 1 file Excel khác 

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-05

Tra cứu dữ liệu từ file Excel khác

Để sử dụng hàm VLOOKUP bạn tra cứu dữ liệu từ một file Excel khác, bạn lại bắt đầu bằng việc viết hàm VLOOKUP ở file/Workbook bạn muốn lấy dữ liệu, trong ảnh minh hoạ sẽ là sheet Ví dụ 03 trong file Book1.xlsx. Sau khi bạn viết giá trị muốn tìm kiếm là SP002 được lưu trong ô A2 ở bảng dữ liệu, lưu ý bạn cần điền dấu phẩy, sau đó bạn chọn vùng dữ liệu cần tra cứu trong file wb khác.xlsx. Excel sẽ viết công thức đúng cho bạn, và bạn chỉ cần hoàn thành đúng công thức như sau:

=VLOOKUP(A2,'[wb khác.xlsx]Ví dụ 02′!$A$2:$C$7,2,FALSE)

Trong trường hợp wb khác.xlsx đóng, thì công thức VLOOKUP của bạn vẫn sẽ hoạt động, nhưng trong Excel sẽ tự động “viết lại” theo công thức VLOOKUP với đường dẫn tới file dữ liệu như sau:

=VLOOKUP(A2,’C:\Users\thanhnguyen\Desktop\[wb khác.xlsx]Ví dụ 02′!$A$2:$C$7,2,FALSE)

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-06

Tra cứu vlookup từ một workbook khác

Hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP và ký tự đại diện *

Giống như nhiều hàm Excel khác, hàm VLOOKUP hỗ trợ bạn sử dụng ký tự thay thế như

  • Dấu * để thay thế cho bất kì số lượng ký tự nào trong tham số lookup_value
  • Dấu ? để thay thế cho 1 và chỉ 1 ký tự trong tham số lookup_value

Ví dụ tìm kiếm mã sản phẩm bắt đầu hoặc kết thúc bởi một chuỗi

 

Xem thêm :   Không Mở Được itunes Trên Máy Tính: Nguyên Nhân, Cách Khắc Phục

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-07

Tra cứu với dấu * trong VLOOKUP

=VLOOKUP(“*AX”,A2:B7,2,FALSE)

Trong ví dụ này, dấu * thay thế cho cả đoạn “SP001-ABC-” trong dữ liệu của chúng ta.

Nếu bạn muốn tra cứu chuỗi thông tin có chứa chữ “GFC” ở khoảng giữa, thì công thức VLOOKUP bạn có thể viết công thức VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(“*GFC*”,A2:B7,2,FALSE)

Để công thức của bạn linh hoạt hơn, bạn hoàn toàn có thể tách phần “GFC” ra 1 ô riêng – ô G1 chẳng hạn, thì công thức hàm VLOOKUP của bạn sẽ như sau:

=VLOOKUP(“*” & G1 & “*”,A2:B7,2,FALSE)

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-08

Tra cứu VLOOKUP với dấu *

=VLOOKUP(“ZZ*”,A2:B7,2,FALSE)

Trong ví dụ này, bạn sử dụng “ZZ*” để tra cứu và tìm kiếm ô dữ liệu trong bảng bắt đầu bằng “ZZ”

Tra cứu gần đúng với VLOOKUP trong Excel

Bây giờ sẽ là lúc chúng ta nhìn kỹ hơn vào tham số thứ 4 trong hàm VLOOKUP

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

[range_lookup] có thể nhận giá trị TRUE hoặc giá trị FALSE.

  • FALSE cho trường hợp tra cứu chính xác mà bạn đã có nhiều trường hợp ví dụ trong bài viết này, nếu bạn ngại viết FALSE vì nó hơi dài thì bạn hoàn toàn có thể thay bằng số 0 với tác dụng tương tự.
  • TRUE cho trường hợp cần tra cứu gần đúng, thay vì gõ TRUE, bạn hoàn toàn có thể gõ số 1.

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-09

Tra cứu gần đúng VLOOKUP trong Excel

Ví dụ tra cứu gần đúng với hàm VLOOKUP như sau, bạn làm công việc quản lý và đưa ra KPI cho các nhân viên bán hàng, tới cuối các tháng, bạn sẽ cần phải tính hoa hồng dựa trên từng bậc doanh thu và lương cho các bạn Sales này, rõ ràng việc sử dụng tra cứu chính xác với hàm VLOOKUP sẽ không giải quyết được vấn đề, còn cách giải quyết bằng cách viết rất nhiều hàm IF lồng nhau sẽ giải quyết được vấn đề này nhưng không phải là sự tối ưu nhất. Bạn sẽ thực hiện như sau:

F2=VLOOKUP(E2,$A$2:$B$7,2,TRUE)

Lưu ý khi bạn sử dụng hàm VLOOKUP ở dạng này là: sắp xếp cột dữ liệu (Cột A trong trường hợp này) theo thứ tự sắp xếp từ nhỏ tới lớn. Bởi vì, hàm VLOOKUP sẽ trả về giá trị gần nhất và giá trị nhỏ hơn lookup_value – giá trị cần tìm kiếm. Như vậy kết quả #N/A bạn đang gặp phải trong ví dụ này là hoàn toàn đúng với cách hoạt động của hàm VLOOKUP, bởi vì trong cột A – Doanh thu không hề có giá trị nào nhỏ hơn 96 cả. Để xử lý lỗi #N/A trong trường hợp này, bạn hoàn toàn có thể kết hợp thêm hàm IFNA hoặc IFERROR như sau:

F2=IFNA(VLOOKUP(E2,$A$2:$B$7,2,TRUE),”Không có hoa hồng”)

F2=IFERROR(VLOOKUP(E2,$A$2:$B$7,2,TRUE),”Không có hoa hồng”)

cach-dung-ham-vlookup-trong-excel-co-kem-video-10

Xử lý lỗi #N/A khi dùng VLOOKUP

 

Xem thêm :   【Hướng Dẫn】Giảm Dung Lượng Ảnh Online Trên Pc, Điện Thoại

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Wiki19.com
Logo
Enable registration in settings - general