Cách dùng Pivot Table trong Excel để lập báo cáo, thống kê

Hàng ngày bạn phải tốn rất nhiều thời gian để lập báo cáo, nhưng Excel có một công cụ giúp bạn điều này một cách nhanh chóng. Đó chính là Pivot Table là một tiện ích tự động của Microsoft Excel nhằm giúp người sử dụng thực hiện nhanh chóng các thao tác như trích lọc dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê… Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách dùng Pivot Table trong Excel để lập báo cáo, thống kê.

Nhắc tới báo cáo theo nhiều điều kiện, bạn thường nghĩ tới báo cáo có cấu trúc phức tạp, khó để trình bày nó một cách sao cho khoa học, hợp lý với các điều kiện. Vậy bạn hãy nhớ lại 3 cấu trúc báo cáo tổng hợp theo 3 mức điều kiện nhé.

Hãy tìm hiểu cách lập báo cáo thông qua ví dụ dưới đây:

Cho bảng dữ liệu gồm 6 cột và gần 200 dòng dữ liệu. Bạn hãy lập báo cáo theo từng mã hiệu của khách hàng Doanh nghiệp, trong chương trình tiết kiệm của chi nhánh 2

Báo cáo tổng hợp

Báo cáo tổng hợp

Yêu cầu này khá phức tạp phải không nào. Hãy xem chúng ta sẽ báo cáo theo yêu cầu này trên Pivot Table thế nào nhé.

Phân tích yêu cầu và định hình cấu trúc báo cáo

Không chỉ tới khi bạn làm báo cáo trên PivotTable mới làm bước này, mà bạn cần phải làm mỗi khi gặp phải yêu cầu báo cáo. Việc phân tích yêu cầu sẽ giúp bạn nhận ra mục tiêu của báo cáo, các đối tượng có liên quan tới báo cáo này. Từ đó bạn hoàn toàn có thể hình dung, định hình được cấu trúc của bảng báo cáo. Đây là một bước vô cùng quan trọng, mang tính quyết định cho việc báo cáo đúng hay sai, khoa học hay không.

Xem thêm :   Đây là đội hình MẠNH NHẤT trong Dream league soccer 2019

Xét các đối tượng có liên quan tới báo cáo:

  • Báo cáo theo mã hiệu: báo cáo này có liên quan tới cột mã hiệu, lọc ra những mã hiệu của khách hàng là Doanh nghiệp
  • Báo cáo theo khách hàng là doanh nghiệp: Trong cột Khách hàng, bạn chỉ xét những đối tượng là Doanh nghiệp
  • Báo cáo theo các chương trình là tiết kiệm: Trong cột Chương trình, bạn chỉ xét những đối tượng là Tiết kiệm
  • Báo cáo theo chi nhánh 2: Trong cột Chi nhánh, bạn chỉ xét những đối tượng là CN2
  • Kết quả cần tính toán, báo cáo là Số tiền

Xác định mối quan hệ của các đối tượng

Việc xác định mối quan hệ của các đối tượng sẽ giúp bạn hoàn toàn có thể xây dựng bố cục của bảng báo cáo.

  • Mã hiệu và Khách hàng: Đây là 2 trường dữ liệu này có liên quan tới nhau. Trong trường hợp này Khách hàng là đối tượng tổng quát, theo nhóm, Mã hiệu là đối tượng chi tiết, theo từng mã. Trong bố cục của báo cáo thì 2 nội dung này phải nằm trên cùng 1 mục (1 chiều báo cáo)
  • Chương trình: Chương trình không phụ thuộc vào đối tượng nào, do đó nó sẽ nằm trên 1 mục (1 chiều báo cáo). Nếu Mã hiệu và Khách hàng nằm trên chiều Theo dòng thì chương trình sẽ nằm trên chiều Theo cột (hoặc ngược lại)
  • Chi nhánh: Đối tượng này cũng đóng vai trò độc lập, nên bạn hoàn toàn có thể đặt ở chiều thứ 3 của báo cáo
  • Số tiền: Đây là kết quả cần tính của một báo cáo. Kết quả sẽ xác định tại vị trí giao điểm của các chiều báo cáo.
Xem thêm :   Tìm kiếm thay thế nâng cao trong Word

Như vậy bạn hoàn toàn có thể hình dung 1 vài bố cục báo cáo có thể xây dựng như sau:

Dạng thứ 1: Bố cục của báo cáo theo chiều dọc. Ở dạng này số lượng cột ít hơn số lượng dòng. Căn cứ theo trường dữ liệu nào có nhiều nội dung sẽ sắp xếp trên các dòng.

Dạng thứ 2: Bố cục báo cáo theo chiều ngang. Ở dạng này thì số lượng cột nhiều hơn số lượng dòng.

Bố cục báo cáo theo chiều ngang

Bố cục báo cáo theo chiều ngang

Thông thường bạn hay chọn báo cáo theo dạng thứ 1. Bởi trong Excel ưu tiên các báo cáo có cấu trúc theo chiều dọc.

Cách sử dụng PIVOT TABLE để lập báo cáo

Video hướng dẫn sử dụng Pivot Table để lập báo cáo

Trong bài tập này, bạn có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng cách chọn 1 vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu rồi bạn bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + * (phím ctrl và phím dấu *)

Xem thêm :   Cách sửa lỗi Equation bị ẩn trong Word 2010, 2013, 2016

Bước 2: Trong thẻ Insert, bạn chọn Pivot Table. Bạn chọn nơi đặt Pivot table là 1 sheet mới (chọn New Worksheet)

Bước 2

Bước 2

Bước 3: Bạn xác định các thành phần trong báo cáo bằng Pivot table

Để thực hiện bước này, bạn phải căn cứ vào các yêu cầu của báo cáo:

  • Từng mã hiệu của khách hàng là khách lẻ => Trong mục Rows đặt 2 trường Mã hiệu và Khách hàng
  • Chương trình là Tiết kiệm => Trong mục Columns đặt trường Chương trình
  • Chi nhánh 2 => Trong mục Filters đặt trường Chi nhánh
  • Kết quả báo cáo là số tiền => Trong mục Values đặt trường Số tiền.

Kết quả báo cáo như sau:

Bước 3: Kết quả báo cáo

Bước 3: Kết quả báo cáo

Sau khi bạn tạo ra Pivot Table, bạn sẽ thực hiện lọc các đối tượng của báo cáo để phù hợp với yêu cầu báo cáo:

  • Chi nhánh: Chọn chi nhánh 2
  • Khách hàng: Chọn Doanh nghiệp
  • Chương trình: Chọn Tiết kiệm

Kết quả sau khi áp dụng Pivot Table như sau:

Lọc các đối tượng của báo cáo

Lọc các đối tượng của báo cáo

Các bạn có thể tải về file mẫu tại địa chỉ: http://bit.ly/2LAdJKq

Như vậy chỉ với một vài thao tác kéo thả và lọc đối tượng, bạn đã có thể hoàn thành báo cáo một cách nhanh chóng và tiện lợi. Chính vì vậy Pivot Table trở thành 1 công cụ rất hữu ích trong việc lập báo cáo, thống kê trong Excel. Chúc các bạn thực hiện thành công với Pivot Table.

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Wiki19.com
Logo
Enable registration in settings - general