Cách giảm dung lượng file excel không phải ai cũng biết

Cách làm nhẹ file excel khi bị chạy quá tải khá đơn giản, tuy nhiên không phải ai cũng biết những cách này. Khi bạn nắm bắt được nguyên nhân khiến dung lượng file ngày càng tăng nên sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra cách khắc phục file nặng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách giảm dung lượng file Excel không phải ai cũng biết.

Các nguyên nhân

  • OBJECTS:

    Bạn chèn các hình shape, hay nút bạn chèn trong ô, khi bạn sao chép xuống (Fill Down), thì nó cũng tự động được sao chép ra. Hoặc bạn sao chép nội dung trên 1 website nào đó, hoặc từ một file nào đó khác, và dán vào file của mình, đi kèm là những Object mà bạn không thể thấy bằng mắt thường.
    Vậy làm sao để bạn thực hiện xóa bỏ các Object trong file Excel?

Cách thông thường hay được áp dụng:

  • Bước 1: Bạn chọn Sheet chứa Object cần xóa, nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc vào tab Home, chọn Find & Select).
  • Bước 2: Bạn chọn Specials
  • Bước 3: Bạn chọn Objects và nhấn OK.
  • Bước 4: Bạn nhấn Delete để xóa tất cả là được.
    Lưu ý: Tất cả các Object trong các Sheet sẽ được chọn, tuy nhiên nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ như là cái nút chạy macro, thì bạn hoàn toàn có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, rồi bạn hoàn toàn có thể xóa các object còn lại. Tương tự bạn có thể làm cho từng sheet khác.
Xóa bỏ các Object trong file Excel

Xóa bỏ các Object trong file Excel

Hoặc bạn hoàn toàn có thể chọn tab Home, sau đó bạn chọn Find & Select => Chọn tiếp Selection Pane… Lúc này bạn sẽ thấy có những Object chèn trong sheet hiện tại của bạn, ví dụ như trong ảnh sau, bạn chỉ cần chọn tất cả rồi xóa là xong.

Xóa Object bằng Selection Pane

Xóa Object bằng Selection Pane

ASAP Utilities Add-in:

– Bạn hoàn toàn có thể chọn Tab ASAP Utilites, và bạn chọn nhóm menu Objects & Comments, chọn mục 3. Select All Objects để chọn tất cả, sau đó bạn có thể bỏ chọn cái mình cần giữ lại (Shift + Click chuột chọn, để giữ lại object mình cần), sau đó thì xóa tất cả là hoàn thành.

– Hoặc bạn không cần giữ gì, thì hoàn toàn có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets.

Với ASAP Utilities bạn hoàn toàn có thể chọn nhiều Sheets đồng thời và làm thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách nhanh chóng.

Dùng ASAP Utilities

Dùng ASAP Utilities

DATA LINKS:

Khi bạn thực hiện sao chép dữ liệu từ file khác vào file đang làm, và paste công thức như bình thường, khi đó dữ liệu sẽ thể hiện là kết nối dữ liệu từ file này sang file khác. Và với nhiều thao tác như vậy, thì bạn đang vô tình tạo ra rất nhiều kết nối. Khi đó, bạn sẽ luôn thấy xuất hiện các thông báo, rằng file của bạn đang kết nối tới file khác, bạn có muốn Cập nhật (Update Link) dữ liệu hay không?

Và khi làm báo cáo, hay tổng hợp dữ liệu bạn cần dữ liệu ban đầu là số liệu, không có chứa tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu bạn đặt Link, thì khi tính toán Excel sẽ tìm đến link và cập nhật giá trị đó, khi đó máy tính của bạn sẽ phải chạy khắp nơi để tìm đến cái file trong link của bạn.

Vậy làm sao để xóa bỏ các links trong file Excel?

Cách thông thường hay được sử dụng:

Xóa bỏ các links trong file Excel

Xóa bỏ các links trong file Excel

– Bạn chọn tab DATA => Chọn Edit Links.

– Bạn phải kiểm tra lại các file bạn đã liên kết, nếu không cần thiết liên kết nữa. Nghĩa là bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác. Bạn hoàn toàn có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.

– Khi đó bạn sẽ thấy xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, bạn nên lưu file với 1 tên mới để sao lưu vào dự phòng, để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as lại để lưu tên mới.

– Sau đó, bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc Break Links là để chuyển đổi.

Xóa bỏ các links trong file Excel

Xóa bỏ các links trong file Excel

Dùng ASAP Utilities Add-in:

  • Bước 1: Bạn chọn tab ASAP Utilities => Chọn mục 7. Find and Remove External Links…
  • Bước 2: Bạn hoàn toàn có thể chọn các Data Links cần loại bỏ, bằng cách thực hiện chọn All, hoặc lựa chọn từng cái. Sau đó bạn nhấn OK. ASAP sẽ xuất hiện thông báo, sẽ chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Lúc này, bạn chọn OK, khi đó ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ, và chuyển đổi cho bạn.
Dùng ASAP Utilities Add-in

Dùng ASAP Utilities Add-in

NAMED RANGE:

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các NAMED RANGE đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Named Range trong file của bạn.

NAMED RANGE

NAMED RANGE

Vậy làm sao để xóa bỏ các named range trong file Excel?

Cách thông thường:

  1. Bước 1: Bạn hoàn toàn có thể chọn Filter để chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt, để chọn nhiều Name cùng 1 lúc, bạn chọn Name đầu tiên trong danh sách.
  2. Bước 2: Bạn giữ kéo thanh cuộn tới cuối cùng, và giữ SHIFT, bạn chọn cái name cuối cùng.
  3. Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để thực hiện xóa.
Xóa bỏ các named range trong file Excel

Xóa bỏ các named range trong file Excel

Dùng ASAP Utilities Add-in:

  1. Đầu tiên bạn chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…
  2. Và bạn hoàn toàn có thể xóa tất cả. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi các Named Range thành địa chỉ của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…
Dùng ASAP Utilities Add-in

Dùng ASAP Utilities Add-in

STYLES:

    • Cùng với việc thực hiện sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các style đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Style trong file Excel của bạn.
STYLES

STYLES

Vậy làm sao để xóa bỏ các style rác trong file Excel?

– Cách thông thường: Bạn hoàn toàn có thể click phải vào tên từng Style rác, bạn chọn Delete để xóa đi. Nếu thấy lâu quá, bạn hoàn toàn có thể dùng Add-in bên dưới.

– Dùng phần mềm Remove Style Add-in, đây là addin được cung cấp bởi Microsoft. Tải về từ archive.codeplex.com hoặc bản dự phòng tại RemoveStyles qua Mediafire. Khi cài đặt xong, bạn sẽ thấy mục Remove Styles xuất hiện trong tab Home của Excel, bên cạnh Cell Styles như trong ảnh bên trên.

Dùng Remove Style Add-in

Dùng Remove Style Add-in

– Ngoài ra bạn vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

EXCEL BINARY WORKBOOK Giups giảm dung lượng

Sau các bước trên, bạn sẽ thấy có kết quả như sau:

Kết quả sau khi giảm dung lượng

Kết quả sau khi giảm dung lượng

Như bạn thấy, bạn có file ban đầu là 7Mb, sau khi đã thực hiện các thao tác trên, bạn giảm dung lượng xuống còn 1Mb, vậy bạn muốn giảm nữa thì làm thế nào? Bạn chọn File => Save as… Chọn Lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook, khi đó bạn sẽ thấy file tiếp tục giảm đi một nửa chỉ còn 500Kb.

Lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook

Lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook

Cuối cùng, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác sau, nhằm giúp giảm thêm dung lượng của file: Xóa đi các Worksheet trống, Xóa đi những dòng trống ở cuối, và Reset Last Cell trong Excel với công cụ của ASAP Utilities.

Dùng ASAP Utilities

Dùng ASAP Utilities

Lời Kết:

Như bạn thấy rồi đó, các thao tác bình thường như COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi bạn COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì bạn có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn hoàn toàn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.

Xem thêm :   Cách chuyển chữ thường thành chữ hoa trong excel và ngược lại

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Wiki19.com
Logo
Enable registration in settings - general