Hầu hết những người sử dụng Microsoft Excel thường xuyên phải sử dụng chức năng sắp xếp theo thứ tự. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp dữ liệu trong Excel một cách nhanh nhất.
Hướng dẫn cách sắp xếp đơn giản trong Excel
Thực hiện sắp xếp trong Excel có thể rất đơn giản, quy trình chỉ 2 cú click giúp sắp xếp lại dữ liệu trong bảng tính của bạn.
Trong bài tập Excel, bạn bắt đầu bằng việc click chuột vào một dòng của cột mà bạn muốn sắp xếp. Bây giờ, hãy đảm bảo là bạn đang ở tab Home trên thanh ribbon, và bạn tìm nút Sort and Filter nằm ở xa phía bên phải của thanh công cụ.
Chọn Sort and Filter
Nút Sort and Filter được nằm ở xa phía bên tay phải của tab Home trên thanh ribbon.
Chú ý rằng những lựa chọn sắp xếp, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp chữ từ “A đến Z”, hoặc “Z đến A”. Những lựa chọn đơn giản này sẽ giúp cho công việc sắp xếp dữ liệu Excel theo thứ tự abc, theo những hướng nào sẽ tùy thuộc vào lựa chọn mà bạn muốn chọn.
Khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong Excel, toàn bộ các dòng trong bảng sẽ được sắp xếp theo. Về cơ bản, cột bạn chọn trong bảng sẽ là “chìa khóa” mà Excel dùng để quyết định sẽ sắp xếp dữ liệu đó như thế nào, nhưng mỗi dòng sẽ là một sự ghi chép nên được thiết lập nhóm với nhau.
Dựa vào những dữ liệu mà bạn đã chọn ở trên, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp theo thứ tự chữ cái hoặc thứ tự chữ số. Nếu cột của bạn đang chứa những giá trị số, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp chúng theo số lượng từ nhỏ tới lớn trong khi những dữ liệu chữ trong bảng sẽ sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
Chọn kiểu sắp xếp
Trong ví dụ trên, bạn chọn sắp xếp đã thay đổi vì mình đã chọn một cột chứa số.
Thao tác thật là dễ dàng để thực hiện việc sắp xếp cơ bản này. Chỉ đơn giản với thao tác click vào trong cột dữ liệu, bạn chọn phương pháp sắp xếp, và Excel sẽ tự thực hiện sắp xếp theo thứ tự dữ liệu trong một bảng tính.
Kết quả sắp xếp
Hình ảnh trên đã sắp xếp dữ liệu trong bảng tính này dựa vào tên khách hàng chỉ với 2 cú click chuột.
Mẹo nhỏ: Chúng ta cũng hoàn toàn có thể thử sắp xếp bằng cách click chuột phải bên trong cột, tiếp theo chọn Sort và chọn cách mà bạn muốn sắp xếp các dữ liệu gốc.
Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu từ trên xuống dưới
Bước 1: Bạn chọn bảng dữ liệu cần sắp xếp.
Bước 2: Bạn chọn [Ribbon] Data => Group Sort & Filter => A-Z (or Z-A)
Chọn kiểu sắp xếp
Ngoài ra, nếu bạn muốn sắp xếp nâng cao hơn, bạn hoàn toàn có thể chọn [Ribbon] Data => Group Sort & Filter => Sort
Cách sắp xếp khác
Trong cửa sổ Sort sẽ được mở ra, chúng ta hoàn toàn có thể chèn thêm cột bạn muốn sắp xếp, thay đổi thứ tự, thay đổi kiểu sắp xếp, hoặc thay đổi thứ tự các điều kiện.
Những thao tác cơ bản
Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu từ trái sang phải
Trong bảng dữ liệu bên dưới, các tháng đang không được sắp xếp theo thứ tự ABC hoặc theo tháng từ Jan tới Jun. Do đó, bạn có thể thực hiện sắp xếp lại các dữ liệu này theo đúng thứ tự, bạn hoàn toàn có thể sử dụng 2 tính năng của chức năng Sort trong Excel như sau:
- Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ trái sang phải.
- Sắp xếp theo phương pháp Custom List
Để sử dụng 2 tính năng này, bạn thực hiện làm theo các bước sau:
Bước 1: Bạn chọn bảng dữ liệu cần được sắp xếp
Chọn bảng dữ liệu
Bước 2: Bạn chọn vào [Ribbon] Data => Group Sort & Filter => Sort
Bước 3: Trong hộp thoại Sort, bạn chọn vào nút Options. Trong cửa sổ Sort Options, bạn chọn vào Sort Left to right => OK
Chọn vào Sort Left to right
Bước 4: Bạn chọn vào Dòng mà bạn muốn sắp xếp. Để sắp xếp theo mục Custom List, trong Order, bạn chọn vào Custom Lists…
Chọn vào Dòng mà bạn muốn sắp xếp
Bước 5: Trong cửa sổ của Custom Lists, bạn chọn vào danh sách là Jan, Feb, Mar,…
Chọn vào danh sách là Jan, Feb, Mar,…
Sau đó, bạn chọn OK để có kết quả sort lọc ra thứ tự từ trái sang phải theo thứ tự tháng.
Kết quả sau khi sắp xếp
Lưu ý: Tính năng sắp xếp từ trái sang phải này không sử dụng được nếu bạn định dạng dữ liệu dưới dạng Excel Table. Khi bạn sắp xếp theo chiều dọc như bình thường, bạn vẫn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng Custom Lists. Khi bạn sắp xếp từ trái sang phải, bạn sẽ không thể chọn “My data has headers”
Hướng dẫn cách sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC.
Lưu ý: Khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu tên theo thứ tự ABC thì bạn phải tách tên ra thành một cột riêng.
- Bước 1: Trước tiên bạn hãy mở bảng dữ liệu mà mình muốn sắp xếp, sau đó bạn chọn vùng mà bạn muốn sắp xếp.
Chọn vùng muốn sắp xếp
- Bước 2: Sau đó, trên thanh công cụ bạn click vào mục “Tab Data” và chọn đến lệnh “Sort” hoặc có thể chọn lệnh “A-Z”.
Chọn lệnh “A-Z”
- Bước 3: Lúc này, một cửa sổ mới hiện ra, bạn hoàn toàn có thể chọn một cột nào để sắp xếp. Tuy nhiên, ở đây đang được chọn sắp xếp theo tên nên chọn tên tại mục “Sort by”. Ở phần Order bạn hãy chọn từ A đến Z hoặc ngược lại Z đến A. Cuối cùng bạn Click chuột vào Ok là xong.
Chọn kiểu sắp xếp
- Ngay lúc này, bảng dữ liệu Excel của bạn đã được thay đổi. Toàn bộ danh sách trong bảng đã được sắp xếp lại, theo đó cột tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ABC. Và cột họ với lớp cũng được thay đổi theo thứ tự sắp xếp ở cột tên.
Kết quả sau khi sắp xếp
Hướng dẫn cách sắp xếp chữ số theo mức tăng dần hoặc giảm dần.
Sắp xếp bảng số liệu trên theo thứ tự giảm dần
Để thực hiện sắp xếp bảng số liệu trên theo thứ tự giảm dần, bạn hoàn toàn có thể thực hiện tương tự theo các bước như đối với sắp xếp tên theo thứ tự ABC. Tuy nhiên, đến bước 3 bạn thực hiện thao tác như sau:
- Tại mục Sortby bạn chọn “Số lượng”, tại mục Order bạn chọn một trong những lựa chọn phù hợp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn hoặc từ lớn đến nhỏ. Sau đó, bạn chỉ cần click chuột vào “OK”. Như vậy là đã hoàn thành.
Chọn kiểu sắp xếp
- Kết quả đã thu lại được như hình bên dưới:
Kết quả hoàn thành
Bài viết ở trên đã hướng dẫn cho các bạn một số tính năng hay trên Excel để hỗ trợ cho công việc sắp xếp dữ liệu được nhanh hơn và hiệu quả hơn.
