Cách gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu

Trong Excel, bạn hoàn toàn có thể thực hiện gộp nhiều ô thành một ô lớn, với mục đích hiển thị được dữ liệu tốt hơn và điều chỉnh nội dung có cấu trúc gọn gàng hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách gộp o trong Excel mà không làm mất dữ liệu.

Hướng dẫn cách gộp ô trong Excel sử dụng chức năng Merge & Center:

Cách nhanh nhất và dễ nhất để gộp hai hoặc nhiều ô trong Excel là sử dụng công cụ Merge & Center trên thanh menu. Thực hiện thao tác như sau:
1. Bạn chọn các ô liền kề nhau mà bạn muốn gộp
2. Tại tab Home => Alignment, bạn hãy click vào công cụ Merge & Center

Trong ví dụ này, bạn có dữ liệu ở ô A2 và bạn muốn gộp ô này với các ô B2 và C2 bên tay phải để tạo thành 1 ô lớn chứa được toàn bộ thông tin dữ liệu.

Một khi bạn đã click vào công cụ Merge & Center, ô được chọn sẽ tự động được gộp với các ô còn lại thành 1 ô và văn bản trong ô sẽ được căn ở vị trí giữa như trong ảnh dưới đây:

Các phương án lựa chọn cách gộp ô khác trong Excel:

Để lựa chọn các phương pháp gộp ô khác trong Microsoft Excel, bạn hãy click chuột vào ô mũi tên bên cạnh Merge & Center và bạn chọn xem bạn muốn gộp ô theo cách nào:

Merge Across – thực hiện gộp nhiều ô được chọn theo từng dòng riêng biệt:

Merge Cells – thực hiện gộp nhiều ô thành một ô duy nhất mà không phải căn lề chính giữa cho thông tin trong ô:

Mẹo: Để thay đổi căn lề sau khi gộp ô, bạn chỉ cần chọn ô đã gộp và click vào kiểu căn lề thích hợp trong tab Home => Alignment.

Chức năng gộp ô ở Excel và những hạn chế:

Khi sử dụng chức năng này của Excel để thực hiện gộp ô, bạn nên lưu ý như sau:

1. Bạn hãy chắc chắn rằng tất cả những thông tin bạn muốn xuất hiện trong ô đã gộp sẽ nằm trong ô đầu tiên bên tay trái của dãy ô được chọn bởi lẽ chỉ có dữ liệu trong ô này sẽ được giữ lại sau khi gộp ô và dữ liệu trong những ô còn lại sẽ bị xóa hết.
2. Nếu ô công cụ Merge & Center có màu xám, có khả năng là những ô bạn vừa chọn đang ở dạng Edit. Bạn hãy nhấn phím Enter để thoát khỏi dạng Edit và sau đó thử gộp ô lại.
3. Không có một phương pháp thực hiện gộp ô nào là khả thi khi bạn đang sử dụng bảng Excel. Bạn sẽ phải đổi bảng thành các ô số liệu thông thường trước đã (nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table => Convert to Range), sau đó bạn mới tiến hành gộp ô.
4. Bạn sẽ không thể lựa chọn riêng các ô đã gộp và ô chưa gộp bằng cách sử dụng các công cụ sẵn có của Microsoft  Excel mà bạn phải thao tác bằng tay đơn thuần.

Xem thêm :   Cách sử dụng hàm and và or trong excel

Hướng dẫn cách gộp các ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu:

Với chức năng gộp ô truyền thống của Excel sẽ chỉ giữ lại những thông tin/ dữ liệu trong ô trên cùng bên tay trái trong dãy ô mà bạn đã thực hiện lựa chọn. Mặc dù Excel đã thực hiện nhiều cải tiến trong các phiên bản gần đây, Excel dường như đã bỏ qua các vấn đề gộp ô này vì chúng vẫn tồn tại ở các phiên bản Excel 2013 và Excel 2016.

Cách 1: Hướng dẫn gộp ô trong một cột (chức năng Justify)

Đây là phương pháp nhanh và dễ dàng để thực hiện gộp ô trong Excel mà vẫn giữ được đầy đủ nội dung trong các ô. Tuy nhiên, phương pháp yêu cầu các ô được gộp phải cùng nằm trong một cột.

  • Bạn chọn tất cả các ô bạn muốn gộp.
  • Điều chỉnh độ rộng của cột sao cho nó hoàn toàn có thể chứa vừa được thông tin của tất cả các ô.

  • Ở tab Home, phần Editing, bạn chọn Fill – phương pháp này sẽ chuyển toàn bộ thông tin của các ô được chọn vào ô trên cùng của vùng gộp.
  • Bạn click chuột vào Merge and Center hoặc Merge Cells, phương pháp này còn tùy vào việc bạn muốn thông tin trong ô được gộp có căn lề chính giữa hay không.

Nếu những giá trị được gộp bị tràn ra các hàng dưới đó, bạn hãy điều chỉnh cho cột rộng hơn và thực hiện lặp lại quy trình này.

Phương pháp gộp ô này dễ thực hiện nhưng cũng có những nhược điểm như sau:

  • Khi dùng Justify, bạn chỉ có gộp các ô trong một cột duy nhất.
  • Phương án này chỉ phù hợp với các ô chứa văn bản, hay ô chứa số cũng như công thức không thể gộp theo cách này.
  • Phương pháp này sẽ không thực hiện được nếu có bất cứ một ô trống nào nằm giữa các ô vừa được chọn.
Xem thêm :   25 thủ thuật trong excel bạn nhất định phải biết

Cách 2: Thực hiện gộp nhiều ô mà vẫn giữ nguyên dữ liệu sử dụng công cụ ngoài Merge Cells

Để bạn có thể gộp nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ Merge Cells for Excel.

Bằng cách sử dùng công cụ ngoài này, bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng gộp nhiều ô chứa bất cứ dữ liệu nào, từ dữ liệu chữ, số, ngày tháng cho đến ký tự đặc biệt. Bạn hoàn toàn có thể phân tách những thông tin sau khi gộp bằng những những ký hiệu như dấu phẩy, khoảng cách, dấu gạch chéo hay dấu gạch ngang.

Để bạn hoàn toàn có thể gộp các ô theo đúng cách bạn muốn, bạn hãy tìm hiểu những lựa chọn sau đây nhé:

  • Bạn chọn Cells into one ở dưới phần “What to merge”.
  • Bạn chọn những ký hiệu phân tách thông tin dưới phần “Separate values with”.
  • Bạn chọn ô mà bạn muốn chứa thông tin cuối cùng: ô trên cùng bên phải, hay ô trên cùng bên trái, ô dưới cùng bên phải hoặc ô dưới cùng bên trái.
  • Bạn hãy chắc chắn rằng ô Merge all areas in the selection đã được chọn. Nếu ô này không được chọn, công cụ này sẽ tự đóng vai trò như chức năng CONCATENATE, nghĩa là bạn gộp các thông tin dữ liệu vào một ô mà không gộp các ô chứa thông tin đó.

Ngoài việc thực hiện gộp các ô, công cụ này còn giúp bạn gộp các cột và hàng một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần thực hiện chọn trong danh sách ở phần “What to merge”.

Công cụ này phù hợp với cả những phiên bản Excel 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003.

Cách 3: Sử dụng chức năng Concatenate để gộp nhiều ô:

Những ai đã quen thuộc với các hàm của Excel cơ bản thì sẽ thấy hứng thú với phương pháp gộp ô này. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng chức năng CONCATENATE để thực hiện gộp các thông tin vào một ô trước, sau đó mới gộp các ô.

Xem thêm :   Cách dùng hàm Weekday trong Excel

Giả sử bạn muốn thực hiện gộp ô A2 và B2 trong Excel, cả hai ô này đều chứa dữ liệu. Để không bị mất dữ liệu trong ô thứ 2 khi thực hiện gộp, bạn hãy gộp dữ liệu của chúng bằng cách sử dụng một trong 2 công thức như sau:
=CONCATENATE(A2,”, “,B2)

=A2&”, “&B2

Với công thức này tuy nhiên sẽ tập hợp các dữ liệu được gộp vào một ô riêng biệt (D2). Nếu bạn cần thực hiện gộp hai ô (A2 và B2) với thông tin gốc, bạn sẽ cần làm thêm một vài bước như sau:

  • Bạn copy ô chứa công thức CONCATENATE (D2)
  • Bạn paste (dán) công thức vào ô đầu tiên trên cùng bên tay trái của dãy ô bạn muốn gộp (A2). Để làm vậy, bạn hãy chọn ô A2, bạn click chuột phải vào ô và chọn Paste Special => Values.
  • Bạn chọn ô bạn muốn gộp (A2 và B2) sau đó click chuột vào Merge and Center.

Như vậy, bạn đã thực hiện gộp nhiều ô trong Excel mà vẫn giữ nguyên dữ liệu, công thức của hàm CONCATENATE chỉ dài hơn một chút thôi. Ưu điểm của cách này là bạn hoàn toàn có thể phân tách các thông tin được gộp bằng các dấu chỉ trong một công thức duy nhất, ví dụ:
=CONCATENATE(A2, “: “, B2, “, “, C2)

Các phím tắt để gộp ô trong Microsoft Excel:

Nếu bạn thực hiện gộp ô trong Excel với cách thông thường, bạn hoàn toàn có thể tận dụng những phím tắt dưới đây:

1. Chọn ô bạn muốn gộp.
2. Nhấn phím Alt để bạn hoàn toàn có thể điều khiển thanh công cụ trên Excel và bạn hãy giữ phím cho đến khi một dãy chữ tắt hiện lên.
3. Bạn nhấn phím H để sử dụng tab Home.
4. Bạn chọn phím M để sử dụng Merge & Center.
5. Bạn nhấn một trong các phím sau đây:
– Phím C để gộp và căn lề chính giữa cho các ô
– A để gộp các ô theo từng hàng riêng biệt
– M để gộp ô mà không căn lề chính giữa

Đầu tiên, việc sử dụng phím tắt này hoàn toàn có thể khiến bạn thấy bối rối, nhưng chỉ cần bạn luyện tập một chút, bạn sẽ thấy đây là cách để gộp ô nhanh hơn thay vì bạn phải dùng chuột.

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Wiki19.com
Logo
Enable registration in settings - general