In dữ liệu từ Excel ra giấy là một yêu cầu khá phổ biến mà chúng ta hay phải làm. Không chỉ trình bày nội dung sao cho khoa học, đẹp mắt, việc in ra giấy sao cho vừa trang giấy cũng cần hết sức chú ý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn in Excel vừa khổ giấy A4.
Mục đích của Excel là giúp chúng ta tổ chức dữ liệu và lập các bản báo cáo. Và trong nhiều trường hợp chúng ta phải in các bảng dữ liệu, bảng báo cáo ra giấy. Tuy nhiên nếu như các bảng dữ liệu lớn, bảng báo cáo trình bày phức tạp thì việc căn chỉnh để in vừa 1 trang giấy A4 có thể khiến bạn mất nhiều thời gian. Cách thiết lập trang in trong Excel để luôn in vừa trên khổ giấy A4, áp dụng trên tất cả các phiên bản excel từ 2007, 2010, 2013, 2016
Hướng dẫn in Excel vừa khổ giấy A4
Bước 1: Mở cửa sổ Page Setup
Trong thẻ Page Layout bạn bấm vào vị trí như hình bên dưới để mở ra cửa sổ Page Setup
Mở cửa sổ Page Setup
Bước 2: Thiết lập trang in A4
Để thiết lập trang in là trang A4 thì bạn sẽ chọn trong mục Paper size là A4
Chọn trong mục Paper size
Bước 3: Các thiết lập in cơ bản
Bao gồm:
- Chiều in: Là chiều in theo chiều ngang hay chiều dọc của trang giấy A4
- Căn lề: Bạn có thể thiết lập trong mục Margins. Bạn phải thực hiện thiết lập căn lề trước để khi in nội dung sẽ được trình bày gọn gàng theo lề
Sau khi đã thiết lập xong bước này, bạn nên kiểm tra lại xem nội dung đã vừa trang giấy A4 chưa.
Bước 4: Thiết lập luôn vừa trang giấy in
Sau khi bạn đã thực hiện xong bước 3 mà nội dung vẫn chưa in vừa được 1 trang A4 thì bạn sẽ thực hiện thao tác sau:
Bạn vào mục Scaling đánh dấu chọn Fit to 1 page(s) wide by 1 tall
Mục này có hiểu theo nghĩa là luôn làm vừa nội dung vào trong 1 trang in. Khi chọn mục này Excel sẽ tự động giúp bạn thực hiện co dãn trên tổng kích cỡ chung để sao cho luôn vừa với 1 trang in.
Lưu ý: Mục này chỉ chọn sau khi đã thực hiện bước chọn loại giấy, chiều in, căn lề. Bởi nếu bỏ qua các bước trên thì có thể khi in sẽ không ra đúng tiêu chuẩn mà bạn mong muốn.
Thiết lập vừa trang in
Sau khi hoàn thiện các bước này bạn sẽ vào mục Print Preview để xem lại nội dung trang in đã được thiết lập hoàn chỉnh chưa nhé.
Thiết lập chiều của trang giấy A4
Nội dung được trình bày trang in theo chiều ngang hay chiều dọc? Cần phải chú ý điều này bởi nếu sai chiều trang giấy, dữ liệu trong excel khi được in ra sẽ không như ý muốn.
Thiết lập chiều trang in
Trong thẻ Page Layout, mục Orientation bạn hoàn toàn có thể thiết lập chiều của trang giấy theo:
- Portrait: chiều dọc
- Landscape: chiều ngang
Thiết lập căn lề trong trang giấy
Sau khi chọn loại giấy là A4, bạn cần phải thực hiện kiểm tra lại việc căn lề. Bởi khổ giấy A4 có kích thước khác so với khổ Letter (là khổ giấy mặc định trong phần giấy in). Việc thực hiện căn lề sẽ giúp nội dung được trình bày cân đối hơn trong trang giấy, tránh việc nội dung bị nhảy sang trang khác.
Thiết lập căn lề trang in
Tại đây bạn hoàn toàn có thể sử dụng đơn vị Inch. Nếu muốn quy đổi sang đơn vị Cm thì quy đổi theo tỷ lệ 1 inch = 2,54 cm
Thiết lập luôn in vừa trang giấy A4
Việc định dạng dữ liệu trong Excel hoàn toàn có thể khiến nội dung cần in hay bị vượt quá trang in mà bạn không hay biết, bởi tính chất của Excel là 1 bảng tính liên tục, không giống như Word là từng trang giấy riêng. Do đó để tránh trường hợp nội dung cần in vượt quá phạm vi trang giấy, bạn sẽ thiết lập để luôn luôn in vừa trang giấy, bất kể định dạng thế nào. Cách làm như sau:
Thiết lập vừa trang in A4
Trong cửa sổ Page Setup, bạn chọn mục Scaling. Trong mục này có 2 lựa chọn như sau:
Adjust to: Có nghĩa là co dãn theo tỷ lệ
Fit to: Có nghĩa là tự động ép cho vừa đủ vào số trang quy định
Thông thường nếu chỉ có 1 trang hoặc biết rõ số trang cần in, bạn chọn Fit to 1 – 1 hoặc Fit to 1-Số trang cần in. Như vậy nội dung sẽ luôn vừa đúng số trang cần in mà không phát sinh thêm.
* Lưu ý:
Việc dùng Fit to hoàn toàn có thể khiến nội dung bị co dãn đột ngột. Do đó trước khi sử dụng Fit to bạn nên quy định trước phạm vi cần in trong mục Print Area
Như vậy bạn đã có thể đảm bảo được luôn luôn in đúng , in vừa khổ giấy A4 trong Excel rồi.
