Mẹo xử lý 99% tình trạng file excel nặng nhanh nhất

Đôi khi file excel nặng thường gặp khó khăn trong việc mở và xử lý dữ liệu. Vậy có những cách nào xử lý tình trạng file excel nặng. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn những mẹo xử lý 99% tình trạng file excel nặng một cách nhanh nhất.

Nguyên nhân gây tình trạng file excel nặng và tốc độ xử lý kém:

  • File excel chứa hình ảnh có độ phân giải cao hoặc có nhiều công thức phức tạp đều là những nguyên nhân gây tình trạng file excel nặng.
  • Ứng dụng quá nhiều những định dạng khác nhau cũng gây ra lỗi cho excel.
  • Các ô trong bảng không sử dụng nhưng đã được định dạng gây ra các lỗi file excel xử lý chậm.

Hướng dẫn cách lưu file dưới dạng tập tin nhị phân:

Bước 1: Bạn mở tập tin Microsoft Excel lên. Bạn nhấp đúp chuột vào ứng dụng Excel màu trắng với biểu tượng chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, tiếp tục nhấn vào tùy chọn Open… (mở) rồi bạn chọn file cần thao tác.

Mở tệp Excel

Mở tệp Excel

Bước 2: Lúc này để lưu file mới, bạn nhấp chuột vào File.

Mở File

Mở File

Bước 3: Bạn chọn mục Save As… (lưu dưới dạng…).

Chọn mục Save As

Chọn mục Save As

Bước 4: Tiếp theo, bạn gõ tên tập tin mới vào hộp thoại trên.

Gõ tên tập tin mới

Gõ tên tập tin mới

Bước 5: Sau đó, bạn nhấp vào trình đơn thả xuống, nó sẽ nằm ở mục “File Format” (định dạng tập tin).

Định dạng tập tin

Định dạng tập tin

Bước 6: Bạn chọn định dạng Excel Binary Workbook (tập tin nhị phân), mục này nằm bên dưới hạng mục “Specialty Formats“. Tập tin vừa được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn rất nhiều so với file định dạng được lưu có đuôi .xls tiêu chuẩn.

Chọn định dạng Excel Binary Workbook

Chọn định dạng Excel Binary Workbook

Bước 7: Cuối cùng, bạn nhấp vào nút Save. File Excel có dung lượng nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.

Nhấp vào nút Save

Nhấp vào nút Save

Hướng dẫn cách loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống

Bước 1: Bạn mở tập tin Microsoft Excel lên. Bạn nhấp đúp chuột vào ứng dụng Excel màu trắng với biểu tượng chữ X màu xanh lá. Sau đó, bạn hãy nhấp vào nút File, tiếp tục nhấn vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thực hiện.

Mở File Excel

Mở File Excel

Bước 2: Bạn chọn tất cả hàng trống trong bảng. Bạn hãy nhấp chuột vào số thứ tự của hàng rỗng đầu tiên, sau đó bạn nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓ (đối với hệ điều hành Windows) hay ⌘+⇧ Shift+↓ (đối với những máy MacBook).

Chọn tất cả hàng trống trong bảng

Chọn tất cả hàng trống trong bảng

Phím điều hướng thường được nằm ở góc dưới, bên tay phải đối với hầu hết các loại bàn phím.

Bước 3: Tiếp tục, bạn hãy nhấp chuột vào tab Home (đối với hệ điều hành Windows) hoặc tab Edit (đối với máy tính Mac) nằm trong thanh menu.

Nhấp chuột vào tab Home

Nhấp chuột vào tab Home

Bước 4: Tiếp theo, bạn nhấp vào nút Clear (xóa).

Nhấp vào nút Clear

Nhấp vào nút Clear

Bước 5: Để hoàn tất công việc, bạn chọn Clear All (xóa hết) đối với hệ điều hành Windows hay Format (định dạng) đối với hệ điều hành iOS. Thực hiện thao tác này bạn sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không được dùng đến.

Chọn Clear All

Chọn Clear All

Bước 6: Bạn chọn tất cả các cột trống. Bạn hãy nhấp chuột vào chữ cái quy định hàng rỗng đầu tiên, sau đó bạn nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+→ (đối với hệ điều hành Windows) hoặc ⌘+⇧ Shift+→ (đối với hệ điều hành Mac).

Chọn tất cả các cột trống

Chọn tất cả các cột trống

Phím điều hướng thường được nằm ở góc dưới, bên phía phải đối với hầu hết các loại bàn phím.

Bước 7: Tiếp tục, bạn hãy nhấp chuột vào tab Home (đối với hệ điều hành Windows) hoặc tab Edit (đối với hệ điều hành Mac) nằm trong thanh menu.

Nhấp chuột vào tab Home

Nhấp chuột vào tab Home

Bước 8: Bạn nhấp vào nút Clear (xóa).

Nhấp vào nút Clear

Nhấp vào nút Clear

Bước 9: Cuối cùng, bạn hãy nhấp chuột vào Clear All (đối với hệ điều hành Windows) hay Format (đối với hệ điều hành Mac). Thực hiện thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô bạn không dùng đến.

Nhấp chuột vào Clear All

Nhấp chuột vào Clear All

Hướng dẫn cách loại bỏ định dạng có điều kiện

Bước 1: Bạn mở tập tin Microsoft Excel lên. Bạn nhấp đúp chuột vào ứng dụng Excel màu trắng với biểu tượng chữ X màu xanh lá. Tiếp theo, bạn hãy nhấp chuột vào nút File, bạn nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi bạn chọn tiếp file cần thao tác.

Mở file Excel

Mở file Excel

Bước 2: Bạn nhấp chuột vào tab Home nằm phía trên của màn hình.

Nhấn tab Home

Nhấn tab Home

Bước 3: Bạn hãy nhấp tiếp vào nút Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) được nằm trong phần “Styles” (mẫu) trên bảng điều khiển.

Nhấp nút Conditional Formatting

Nhấp nút Conditional Formatting

Bước 4: Bạn chọn tiếp vào tùy chọn Clear Rules (xóa các quy tắc).

Chọn Clear Rules

Chọn Clear Rules

Bước 5: Cuối cùng, bạn hãy nhấp chuột vào mục Clear Rules from Entire Sheet (xóa quy tắc trong tất cả sheet).

Chọn Clear Rules from Entire Sheet

Chọn Clear Rules from Entire Sheet

Hướng dẫn cách loại bỏ định dạng khỏi ô trống trên Mac

Bước 1: Bạn mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Excel màu trắng với biểu tượng chữ X màu xanh lá. Tiếp theo, bạn nhấp vào nút File, bạn nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi bạn chọn vào file cần thao tác.

Mở file Excel

Mở file Excel

Bước 2: Bạn nhấp chuột vào thanh tab Edit nằm phía trên của màn hình.

Nhấn vào thanh tab Edit

Nhấn vào thanh tab Edit

Bước 3: Bạn chọn vào tùy chọn Find (tìm kiếm).

Chọn vào tùy chọn Find

Chọn vào tùy chọn Find

Bước 4: Tiếp theo, bạn nhấp tiếp vào Go To….

Nhấp tiếp vào Go To...

Nhấp tiếp vào Go To…

Bước 5: Tiếp theo, bạn nhấp chuột vào mục Special….

Nhấn vào mục Special….

Nhấn vào mục Special….

Bước 6: Bạn nhấp vào nút chọn Blanks.

Nhấp vào nút chọn Blanks

Nhấp vào nút chọn Blanks

Bước 7: Sau đó, bạn nhấp OK là xong. Toàn bộ các ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.

Nhấp OK

Nhấp OK

Bước 8: Tiếp tục, bạn nhấp chuột vào phần Edit trong thanh menu.

Nhấn chuột vào Edit

Nhấn chuột vào Edit

Bước 9: Bạn nhấp vào nút Clear để xóa.

Nhấp vào nút Clear

Nhấp vào nút Clear

Bước 10: Cuối cùng, bạn nhấp vào Format để hoàn thành.

Nhấp vào Format

Nhấp vào Format

Hướng dẫn cách nén dung lượng hình ảnh

Bước 1: Bạn mở tập tin Microsoft Excel lên. Bạn hấp đúp chuột vào ứng dụng Excel màu trắng với biểu tượng chữ X màu xanh lá. Tiếp theo, bạn nhấp vào nút File, bạn nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi bạn chọn file cần thao tác.

Mở file Excel

Mở file Excel

Bước 2: Bạn mở hộp thoại Compression (nén dữ liệu) lên bằng cách thực hiện thao tác: trên hệ điều hành Windows, bạn nhấp chuột vào hình ảnh trong file Excel hiện hành, sau đó, bạn nhấp vào tab Format rồi chọn vào tùy chọn Compress (nén) trong thanh công cụ.

Chọn Compress

Với  hệ điều hành Mac, bạn hãy nhấp vào File rồi bạn chọn Reduce File Size… (giảm kích thước tập tin).

Bước 3: Sau đó, bạn nhấp chuột vào trình đơn thả xuống bên cạnh mục Picture Quality (chất lượng hình ảnh).

Bước 4: Bạn hãy chọn độ phân giải hình ảnh thấp hơn.

Chọn độ phân giải hình ảnh thấp hơn

Chọn độ phân giải hình ảnh thấp hơn

Bước 5: Bạn đừng quên tích vào ô Delete cropped areas of pictures (xóa những vùng ảnh bị cắt xén).

Tích vào Delete cropped areas of pictures

Tích vào Delete cropped areas of pictures

Bước 6: Tiếp tục, bạn nhấp chuột vào All pictures in this file (tất cả hình ảnh trong tệp hiện hành).

Nhấp chuột vào All pictures in this file

Nhấp chuột vào All pictures in this file

Bước 7: Cuối cùng, bạn nhấp vào OK. Các hình ảnh cần thiết trong tập tin này sẽ được nén lại, còn những hình ảnh không liên quan sẽ bị xóa bỏ.

Nhấn ok để xác nhận hoàn thành

Nhấn ok để xác nhận hoàn thành

Bài viết phía trên đã giới thiệu bạn những mẹo xử lý tình trạng file Excel nặng nhanh nhất hiện nay. Chúc các bạn áp dụng thành công.

Xem thêm :   Cách đánh số trang trong Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Wiki19.com
Logo
Enable registration in settings - general