25 thủ thuật trong excel bạn nhất định phải biết

Excel là một công cụ tính toán và báo cáo được dân văn phòng hay sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu bạn 25 thủ thuật trong Excel với ước mong sẽ cải thiện kỹ năng sử dụng Excel cho người mới chập chững bắt đầu.

Sử dụng mẫu có sẵn trong excel (templates)

Đôi khi bạn cần thực hiện trên một loại bảng tính mới và không biết thiết kế nó như thế nào. Không sao cả, trong Excel cung cấp cho bạn nhiều mẫu (templates) có sẵn để bạn lựa chọn và sử dụng, tất cả mọi vấn đề từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai và nhiều nhiều nữa. . .bạn chỉ thực hiện chọn đúng chủ đề bạn đang cần là được.

Sử dụng mẫu có sẵn trong excel (templates)

Sử dụng mẫu có sẵn trong excel (templates)

Cách sử dụng thủ thuật này rất đơn giản, sau khi bạn chọn File => New, bạn sẽ thấy chính giữa màn hình có 1 danh sách các loại mẫu như hình trên, chỉ cần chọn mẫu và bấm đúp vào loại mẫu bạn chọn. Vậy là bạn đã có bảng tính mới với mẫu bạn chọn.

Tô màu các sheet để dễ phân biệt hơn

Khi bạn có một bảng tính lớn và chúng chứa nhiều Sheet khác nhau. Vì vậy, bạn nhìn ở dưới cùng của màn hình ở mỗi sheet hoàn toàn có thể gây nhầm lẫn. Excel cho phép bạn tô màu các sheet, vì vậy bạn hoàn toàn có thể nhóm chúng theo thể loại và bạn có thể chọn chúng ra dễ dàng hơn.

Tô màu các sheet để dễ phân biệt hơn

Tô màu các sheet để dễ phân biệt hơn

Sao chép Formula

Khi bạn sử dụng một trong những công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép công thức đó xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần thực hiện nhấn tổ hợp phím Ctrl + D để thực hiện.

Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn Enter

Trong Excel, khi bạn thực hiện nhập số liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn chỉ cần nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống cell khác. Nhưng hoàn toàn có thể bạn muốn nó phải di chuyển sang trái, phải hoặc là đi lên. Muốn vậy, bạn hãy chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options bạn chọn tab Edit, bạn click chuột trên drop down menu Direction để bạn chọn Right, Left, Up hoặc Down.

Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên

Trong phiên bản Excel 2000 trở lên, bạn không cần phải sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới ấy còn chưa có dữ liệu.

Sau khi bạn thực hiện nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy thực hiện nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ phải nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp theo thôi.

Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức

Trong Excel, khi bạn nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo văn bản. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi bạn nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn hoàn toàn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc về một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, bạn chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bạn bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể thực hiện sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, bạn nhấn chuột vào thanh công thức hoặc bạn nhấn <F2>. Bạn nhấn đúp vào một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì.

Xem thêm :   Cách làm tròn số bằng hàm Round trong Excel

Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell

Khi bạn muốn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu vừa nhập đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để làm việc này bạn có 2 cách để thực hiện:

  • Cách 1: Khi nào muốn xuống dòng bạn nhấn Alt-Enter
  • Cách 2: Bạn chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và bạn chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.
Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell

Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell

Tạo chú thích (comment) cho cell

Khi bạn muốn làm một lời chú thích (comment) nào đó cho một cell, bạn hãy chọn cell cần làm chú thích và chọn menu Insert / Comment ( hoặc bạn nhấp chuột phải lên cell đó và bạn chọn Comment ). Bạn nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn di chuyển chuột đến cell đó thì sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích bạn đã nhập trước đó.

Sửa chữa nội dung cho chú thích (Comment )

Sau khi bạn đã tạo được một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, bây giờ bạn muốn sửa chữa nội dung của comment đó thì bạn click chuột vào cell, bạn chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi được nội dung trong cửa sổ comment. Bạn cũng hoàn toàn có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse.

Làm ẩn chú thích.

Bạn muốn cho ẩn đi chú thích (comment) của cell ẩn đi thì bạn hãy nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ vừa mở ra.

Làm ẩn nội dung của Cell.

Bạn muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, bạn hãy chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó bạn chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy ;;; sau đó bạn chọn OK.

Sửa lỗi nhanh trong cell.

Khi bạn muốn nhập dữ liệu vào cell nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc bạn nhập không đúng cell. Bạn muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là bạn nhấn phím Esc.

Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell.

Khi bạn nhập số phần trăm ( % ) vào một cell nào đó mà bạn chỉ cần nhập vào con số thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ðể làm điều này, bạn hãy chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, bạn bắt đầu chọn tab có tên là Numbers, sau đó bạn chọn Percentage và nhấn OK là xong.

Sử dụng chức năng AutoFill.

Khi bạn điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không cần việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn chỉ cần sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này với 2 cách sau:

Xem thêm :   Những tiêu chí để lựa chọn nhà cái uy tín nhất hiện nay

Cách 1: Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill để bạn tùy chọn. Cách 2: Bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó bạn dùng chuột chọn 2 cell này (tô đen). Rồi bạn đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, lúc này con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn thực hiện nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.

Tùy biến AutoFill.

Excel chỉ cung cấp cho bạn một số list để Excel tự động điền vào list cho bạn như số thứ tự, hay số ngày trong tuần… Bạn hoàn toàn có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình … Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự, bạn thực hiện như sau : Nhập các giá trị của list bạn cần vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, bạn chọn menu Tools, Options, tiếp theo chọn tab Custom List, bạn nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi cuối cùng bạn chọn vùng list bạn mới nhập và nhấn OK

Sắp xếp

Khi bạn cần thực hiện sắp xếp dữ liệu trong một cột của Excel, đôi khi bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không được đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy dữ liệu số 95.5 nằm dưới số 95.

Ðể khắc phục điều này, bạn làm như sau :

  • Bạn chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click chuột trên đầu cột đó.
  • Bạn mở menu Format – Cell.
  • Trong hộp thoại format cell, bạn click chọn tab Number và click trên General category.
  • Sau đó bạn sắp xếp lại cột đó.

Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm.

Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì bạn dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng bạn cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên phải. Khi đó bạn sẽ xuất hiện một hộp thoại thông báo là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK là xong. Lúc này, bạn sẽ thấy trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn hãy nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng.

Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại

Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn thực hiện chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện thủ thuật này:

  • Đầu tiên, bạn chọn bảng.
  • Bạn chọn Edit.Copy.
  • Tiếp theo, bạn chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
  • Bạn chọn Edit.Paste Special.
  • Trong khung hội thoại Paste Special, bạn chọn Transpose và nhấn OK.

Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần thực hiện

Trong Workbook của bạn có chứa nhiều sheet và bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có các tiêu đề giống nhau, bạn chỉ cần thực hiện như sau: Bạn nhấp chuột phải vào tab để chọn các sheet, tiếp theo chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra. Bạn đặt tiêu đề trên Sheet đầu tiên, hoàn toàn có thể là chữ, hình ảnh ,… sau đó bạn nhấp chuột phải lên tab của sheet hiện hành và bạn chọn UnGroup Sheets từ menu phụ. Tiêu đề sẽ xuất hiện ở tất cả các sheet trong workbook mà bạn vừa thực hiện.

Xem thêm :   Hướng dẫn in excel vừa khổ giấy A4

Xem công thức hàm Excel

Nếu như bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc bạn biết nhưng bạn không nhớ hết được cú pháp các hàm trong Excel, bạn hãy chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ đây bạn hoàn toàn có thể chọn hàm muốn sử dụng cho mục đích của bạn một cách chính xác.

Xem công thức hàm Excel

Xem công thức hàm Excel

Có bao nhiêu Sheet trong WorkBook

Nếu như bạn mở một file excel có rất nhiều sheet và bạn muốn xem qua xem có bao nhiêu sheet tất cả trong file đó bạn chỉ cần phải chọn Menu File – Properties , bạn chọn tab Contents, Excel sẽ liệt kê tất cả các sheet có trong file cho bạn xem.

Importing Text sang Excel

Khi bạn đang có một dữ liệu text được soạn thảo trong Word, khi bạn import đoạn dữ liệu đó vào bảng tính thì dữ liệu đó lại nằm trên một cột. Ðể dữ liệu nằm trên nhiều cột, bạn hoàn toàn có thể làm bằng nhiều cách: 1/ Nếu như dữ liệu được format dưới dạng table thì bạn chỉ cần chọn Copy sau đó Paste nó vào Excel là xong. 2/ Dữ liệu không được format theo dạng table mà ở dạng tab thì bạn cũng làm tương tự như trên. 3/ Nếu dữ liệu không được định dạng table và tab thì bạn cũng có thể Import như 2 trường hợp trên sau đó bạn chọn cột có chứa dữ liệu, sau đó bạn chọn menu Data, Text to Columns. Excel sẽ xuất hiện chế độ Wizard và hướng dẫn bạn import dữ liệu đó vào bảng tính của Excel

Liên kết dữ liệu Excel và Word

Trong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số phần nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi thay đổi, hoặc chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. Bạn thực hiện như sau :

Bạn chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và thực hiện Copy đoạn văn đó.

Khởi động Excel, bạn chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó và chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, bạn chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó bạn nhấn OK là hoàn thành.

Mở tệp tin thường dùng

Bạn phải thao tác thường xuyên trên một tệp tin (ví dụ bảng quyết toán), bạn hoàn toàn có thể chỉ định Excel để chương trình mở tệp tin này (ví dụ quyettoan.xls) mỗi khi chương trình khởi động Excel. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần lưu tệp tin (File => Save As) vào thư mục XLStart nằm trong phần \Program files\Microsoft Office\Office.

Thêm màu cho bảng tính

Để thêm màu hoặc ảnh nền vào cho bảng tính, bạn chọn Format => Sheet => Background. Tiếp đến, bạn tìm tới ảnh nền (hoặc font màu) bạn thích và nhấn Open là xong.

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Wiki19.com
Logo
Enable registration in settings - general