Tổ chức sự kiện là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Thông qua việc kết nối với các đơn vị tổ chức, công ty có thể tiết kiệm được chi phí mà vẫn có một event thành công và hiệu quả. Cùng Sen Xanh Event tìm hiểu ngay về dịch vụ này qua bài viết dưới đây nhé!

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì? Đây là khái niệm về quy trình lên kế hoạch và thực hiện event một cách suôn sẻ và hiệu quả. Xuyên suốt sự kiện, đơn vị tổ chức phải nắm bắt được các hoạt động cũng như vai trò của mình để truyền tải thông điệp cho đối tượng mục tiêu. Một số event phổ biến thường gặp là lễ khai trương, tiệc cuối năm, trung thu, teambuilding,…

Tổ chức sự kiện là quy trình lên kế hoạch và thực hiện event

2. Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện

Việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ giúp event diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nhận được nhiều sự chú ý từ khách hàng và tạo tiếng vang lớn trong lĩnh vực của mình. Một số vai trò và mục đích của dịch vụ tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo như:

Vai trò:

• Tổ chức event giúp bạn thu hút được sự quan tâm của nhiều người bao gồm báo chí, khách hàng, công chúng,…
• Tổ chức sự kiện giúp kế hoạch quảng bá và tiếp thị sản phẩm trở nên hiệu quả hơn.
• Doanh nghiệp có thể lan tỏa hình ảnh sản phẩm đến người tiêu dùng để đẩy mạnh doanh thu.
• Hình ảnh của thương hiệu trở nên tích cực và tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng.

Mục đích:

• Doanh nghiệp xây dựng hiệu ứng truyền thông và dấu ấn riêng biệt trong mắt khách hàng.
• Quảng bá được hình ảnh của sản phẩm và dịch vụ đế nhóm khách hàng mục tiêu.
• Công chúng dần nhận thức và hiểu được giá trị mà doanh nghiệp mang đến.
• Doanh nghiệp thúc đẩy doanh số, gia tăng lợi nhuận bán hàng và tiếp cận được các nhà phân phối lớn cho sản phẩm của mình.

Doanh nghiệp xây dựng hiệu ứng truyền thông

3. Các loại hình tổ chức sự kiện

Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu tổ chức sự kiện nhằm quảng bá hình sản phẩm hoặc tổ chức tiệc cuối năm cho nhân viên. Đây đều là những hoạt động yêu cầu quy trình chuyên nghiệp và tỉ mỉ. Một số loại hình tổ chức sự kiện khác như:

• Press Release: Các hoạt động PR cần đến sự tham gia của nhiều bên truyền thông và báo chí.
• Activation Event: Hoạt động này tạo cơ hội cho khách hàng được trải nghiệm những sản phẩm mới của doanh nghiệp.
• Business Events: Các hoạt động liên quan đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
• Corporate Events: Hoạt động tri ân, party cuối năm, ngày kỉ niệm của doanh nghiệp.
• Sport Events: Các hoạt động có liên quan đến thể thao như FIFA, Olympic,…
• Exhibition Events: Sự kiện trưng bày và giới thiệu các sản phẩm của doanh nghiệp.
• Shopper Event: Những sự kiện giảm giá sản phẩm hoặc ngày hội săn sales.
• Fundraising Event: Các hoạt động giúp đỡ trẻ em nghèo vượt khó hoặc ủng hộ hoàn cảnh khó khăn.

Hoạt động tri ân, party cuối năm, ngày kỉ niệm

4. Tổng hợp các dịch vụ tổ chức sự kiện phổ biến

Với thời đại phát triển như hiện nay, việc tổ chức sự kiện không còn là vấn đề quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp. Vì có rất nhiều loại hình dịch vụ nên mục đích tổ chức cũng sẽ khác nhau. Hãy tìm hiểu thêm thông qua nội dung sau.

4.1 Tổ chức tiệc cuối năm

Vào dịp cuối năm, nhiều công ty thường lựa chọn tổ chức một buổi tiệc thân quen và ấm cúng dành cho nhân viên. Thông thường, những event này sẽ là một buổi liveshow văn nghệ giải trí hoặc lễ trao giải cho những cá nhân đã nỗ lực cống hiến cho công ty trong 1 năm vừa qua.

Tiệc cuối năm của doanh nghiệp

Chính vì thế, âm thanh, ánh sáng, MC và các tiết mục văn nghệ là những yếu tố không thể thiếu. Sự kiện này sẽ được đơn vị tổ chức có chuyên môn lên kế hoạch và thực hiện bài bản để doanh nghiệp có được một buổi party cuối năm thành công.

4.2 Tổ chức biểu diễn nghệ thuật

Biểu diễn nghệ thuật là hoạt động thường có ở các nhà hàng, khách sạn, showroom,… Đây là các event dùng để thu hút và mang đến trải nghiệm giải trí cho khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức một cách chuyên nghiệp với đầy đủ dụng cụ và thiết bị hiện đại để buổi diễn được thành công. Điều này giúp bạn nâng cao vị thế thương hiệu và lan tỏa sản phẩm đến khách hàng.

Biểu diễn nghệ thuật bởi đội nhảy chuyên nghiệp

4.3 Tổ chức lễ kỷ niệm

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ có lễ kỷ niệm hàng năm để đánh dấu ngày thành lập hoặc những thành tích xuất sắc. Sự kiện đòi hỏi sự sáng tạo cũng như mức độ chuẩn bị kỹ lưỡng, vì vậy các doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện để hoạt động diễn ra suôn sẻ và hoành tráng.

Lễ kỷ niệm hàng năm của doanh nghiệp

4.4 Tổ chức lễ khai trương

Lễ khai trương là sự kiện đánh dấu một bước phát triển mới của doanh nghiệp. Event đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu hút khách hàng, báo chí và truyền thông. Đồng thời, sự kiện này cũng mang yếu tố phong thủy giúp bạn nhận được nhiều tài lộc và may mắn.

Doanh nghiệp tổ chức ngày thành lập công ty

4.5 Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm

Lễ ra mắt sản phẩm là cơ hội để doanh nghiệp “trình làng” mặt hàng mới đến khách hàng. Vì vậy, event cần tạo được dấu ấn mạnh mẽ và thu hút giới truyền thông để quảng bá sản phẩm mới. Đồng thời, bạn cần phải xây dựng chương trình với những hoạt động thú vị như công bố, phát sampling và ưu đãi để người mua chú ý.

Lễ ra mắt là cơ hội để doanh nghiệp “trình làng” mặt hàng mới

4.6 Tổ chức trung thu

Trung thu là một trong những ý tưởng tổ chức sự kiện thường thấy ở hầu hết các doanh nghiệp lớn, nhỏ. Hoạt động này góp phần thể hiện sự quan tâm của công ty đến đời sống tinh thần của người lao động. Ở event trung thu, doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi tiệc buffet, tiệc vui chơi cùng với không gian sinh hoạt ý nghĩa.

Trung thu là một trong những ý tưởng tổ chức sự kiện ý nghĩa

4.7 Tổ chức Gala Dinner

Gala dinner là buổi tiệc tri ân nhân viên hoặc khách hàng của các doanh nghiệp. Tại sự kiện này, bạn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng cũng như các hoạt động ăn uống và trao thưởng. Đặc biệt, tiệc gala phải thể hiện sự sang trọng và hoành tráng để khách tham dự có thể cùng giao lưu một cách vui vẻ.

Gala dinner là buổi tiệc ăn mừng và tri ân nhân viên

4.8 Tổ chức Teambuilding

Teambuilding là hoạt động được nhiều doanh nghiệp hướng đến nhằm cải thiện đời sống tinh thần của nhân viên. Đồng thời, đây cũng là dịp để tập thể công ty gắn kết với nhau hơn. Hoạt động teambuilding thường được tổ chức ở ngoài trời với các trò chơi thú vị như chạy ba chân, nhảy bao bố, cướp cờ, bắt vịt,…

Teambuilding là hoạt động được nhiều doanh nghiệp hướng đến

4.9 Tổ chức Lễ khởi công

Lễ khởi công là nghi thức quan trọng trước khi xây dựng một công trình nào đó. Hoạt động này có liên quan đến yếu tố phong thủy và tâm linh. Lễ khởi công đúng quy trình và bài bản sẽ giúp doanh nghiệp ăn nên làm ra và kinh doanh phát đạt trong tương lai.

Lễ khởi công là nghi thức quan trọng trước khi xây dựng một công trình

4.10 Tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là sự kiện mà doanh nghiệp có thể kết nối với các đối tác và người tiêu dùng. Event sẽ giúp củng cố mối quan hệ và tạo sợi dây kết nối bền lâu giữa hai bên. Do đó, sự kiện phải thể hiện được sự trang trọng và chuyên nghiệp thông qua quy trình, hoạt động cụ thể.

Hội nghị khách hàng là sự kiện mà doanh nghiệp có thể kết nối với các đối tác

4.11 Tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành đánh dấu sự khởi đầu của một công trình hoặc dự án nên có ý nghĩa rất thiêng liêng. Hoạt động này yêu cầu quy mô hoành tráng cũng như sự chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức. Bên cạnh đó, lễ khánh thành cũng cần thực hiện đúng quy trình để hoạt động kinh doanh được diễn ra suôn sẻ.

Lễ khánh thành đánh dấu sự khởi đầu của một công trình

4.12 Tổ chức Activation

Một trong những loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay là Activation. Hoạt động này thường được tổ chức ngoài trời và ở những vị trí có nhiều người qua lại. Qua đó, doanh nghiệp có thể quảng bá được thương hiệu và sản phẩm của mình đến khách hàng.

Doanh nghiệp có thể quảng bá được thương hiệu

5. Những công việc cần làm khi tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp, bạn cần quan tâm đến ngân sách cũng như các yếu tố về tiếp thị và truyền thông. Cùng tìm hiểu ngay những công việc cần làm khi tổ chức sự kiện nhé.

5.1 Dự kiến ngân sách

Trước khi thực hiện event, đơn vị tổ chức sự kiện cần xây dựng ngân sách cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp dự trù được kinh phí để không vượt quá mức chi tiêu. Từ đó, bạn có thể tiết kiệm được ngân sách cho việc tổ chức event và có mức chi phù hợp.

Đơn vị tổ chức sự kiện cần xây dựng ngân sách cụ thể

5.2 Dự kiến thời gian và địa điểm

Tiếp theo, bạn hãy lựa chọn thời gian và địa điểm thích hợp để thực hiện event. Lưu ý, vị trí và khung giờ tổ chức nên thuận tiện cho việc đi lại của người tham dự. Bên cạnh đó, bạn cũng cần cân nhắc tiền thuê địa điểm để không vượt quá ngân sách cho phép.

Bạn hãy lựa chọn thời gian và địa điểm thích hợp

5.3 Công tác hậu cần

Công việc hậu cần rất cần sự khéo léo và tỉ mỉ, luôn trong trạng thái bận rộn với “hàng tá” công việc cần giải quyết. Khi nhận công việc này, bạn nên biết cách lựa chọn địa điểm, bố trí vật dụng, ước tính số lượng nhân viên chạy chương trình cũng như xây dựng kế hoạch rủi ro. Nhờ đó, quy trình tổ chức sự kiện sẽ trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Bạn hãy quan tâm đến công tác hậu cần

5.4 Kế hoạch tiếp thị và truyền thông

Sự kiện sẽ được nhiều người biết đến hơn nếu bạn có kế hoạch tiếp thị cụ thể. Chính vì thế, bạn nên xây dựng bản thảo chi tiết với đầy đủ thông tin như thời gian dự kiến, khách mời, chủ đề, tagline,… Đồng thời, kế hoạch nên có mục tiêu để bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện.

Xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể

5.5 Dự thảo tổ chức

Trước khi sự kiện chính bắt đầu, bạn hãy xây dựng bản dự thảo bao gồm các hoạt động sẽ diễn ra. Bên cạnh đó, đơn vị tổ chức cũng phải sắp xếp các kế hoạch một cách chi tiết và có nhân sự đi kèm để phụ trách.

Đơn vị tổ chức cũng phải sắp xếp các kế hoạch một cách chi tiết

6. Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Chắn hẳn, bạn đang rất khó khăn trong việc chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình. Để có được một buổi event đạt hiệu quả và mang về những thành công vượt trội thì bạn cần chọn đơn vị thông qua những tiêu chí sau:

• Uy tín của doanh nghiệp: Đây là một trong những vấn đề gây ảnh hưởng đến sự quyết định của khách hàng rất lớn. Sự uy tín của doanh nghiệp được xem như một lời hứa để bạn có thể tin tưởng và hợp tác tổ chức.
• Tinh thần làm việc: Dịch vụ tổ chức sự kiện yêu cầu một đơn vị có tinh thần sáng tạo cũng như cách làm việc chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp cho sự kiện được diễn ra thêm phần sinh động và trang trọng hơn.
• Đội ngũ chuyên viên: Bạn nên lựa chọn những đơn vị có đội ngũ nhiệt tình và có nhiều năm kinh nghiệm, họ sẽ giúp bạn thực hiện chương trình một cách tốt nhất.

Dịch vụ tổ chức sự kiện yêu cầu một đơn vị có tinh thần sáng tạo

7. Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Việc lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp event diễn ra thành công và ghi lại dấu ấn trong mỗi khách hàng. Cùng tìm hiểu ngay những lý do bạn nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện có uy tín.

7.1 Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình

Các công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ đem đến cho doanh nghiệp những event chất lượng và an toàn. Xuyên suốt quá trình tổ chức, yếu tố an ninh cũng như trải nghiệm khách hàng là một trong những điều quan trọng nhất mà các đơn vị tổ chức event hướng đến.

Công ty tổ chức sự kiện đảm bảo về chất lượng

7.2 Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức

Thay vì phải dành quá nhiều thời gian cho việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn chỉ cần liên hệ với đơn vị bên ngoài để mọi chuyện trở nên dễ dàng hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung cho những công việc quan trọng khác.

Đơn vị tổ chức tiết kiệm thời gian

7.3 Tiết kiệm chi phí

Với kinh nghiệm trong ngành, các đơn vị tổ chức event sẽ biết cách tối ưu chi phí cho sự kiện. Chính vì thế, bạn sẽ không phải tốn quá nhiều ngân sách cho các hoạt động này. Chỉ với một số tiền phù hợp, bạn đã có event hiệu quả và chuyên nghiệp.

Các đơn vị tổ chức event sẽ biết cách tối ưu chi phí

7.4 Quảng bá hình ảnh

Xuyên suốt sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ liên hệ với các bên truyền thông, báo chí cũng như xây dựng hình ảnh event đẹp mắt để thu hút mọi người. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao được hình ảnh của thương hiệu thông qua buổi event.

Đơn vị tổ chức sẽ liên hệ với các bên truyền thông

7.5 Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Nhờ có đội ngũ chuyên nghiệp, các event do đơn vị tổ chức thực hiện sẽ giảm thiểu những rủi ro không mong muốn. Nếu sự kiện gặp bất kỳ vấn đề gì thì nhân viên của đơn vị tổ chức sẽ nhanh chóng xử lý và giải quyết kịp thời.

Các event được giám sát kỹ lưỡng

8. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Sen Xanh Event

Xây dựng quy trình cụ thể là kỹ năng tổ chức sự kiện không thể thiếu. Sau đây là các bước thực hiện một chương trình chất lượng của Sen Xanh Event.

• Bước 1: Liên hệ với khách hàng để thu thập thông tin cần thiết.
• Bước 2: Nhân sự bắt đầu thực hiện khảo sát các địa điểm và lập kế hoạch dự trù để báo chi phí đến khách hàng.
• Bước 3: Khi đã đồng ý, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán từ 30 đến 70% tiền cọc cho Sen Xanh Event.
• Bước 4: Đơn vị tổ chức bắt đầu lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện
• Bước 5: Sự kiện được diễn ra theo đúng quy trình.
• Bước 6: Hợp đồng được nghiệm thu

Sự kiện diễn ra thành công do Sen Xanh Event tổ chức

9. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để quá trình diễn ra sự kiện được suôn sẻ và mang đến những tiếng vang trên thị trường thì bạn cần bỏ túi những lưu ý sau:

• Tìm kiếm và xác định địa điểm diễn ra sự kiện trước khi công bố.
• Thư mời nên có mục đích và lý do rõ ràng.
• Bạn phải luôn thực hiện theo đúng kế hoạch.
• Bạn hãy quan tâm đến những chi tiết dù là bé nhất.
• Mọi sự kiện đều phải có kế hoạch B.

Bạn phải luôn thực hiện theo đúng kế hoạch

10. Lựa chọn đơn vị tổ chức event chuyên nghiệp

Sen Xanh Event là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. Doanh nghiệp đã có hơn 12 năm hoạt động và trở thành đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn. Sen Xanh Event sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và có kỹ năng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Sen Xanh Event là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện hàng đầu

Bên cạnh đó, công ty còn thể hiện sự chuyên nghiệp thông qua những bản kế hoạch chỉn chu và chi tiết. Đến với Sen Xanh Event, khách hàng có thể tổ chức nhiều hoạt động sáng tạo và có ý nghĩa. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí và được quảng bá hình ảnh rộng rãi hơn.

Hơn hết, Sen Xanh Event thường xuyên đưa ra các chương trình khuyến mãi và ưu đãi giảm giá lớn cho doanh nghiệp. Đây chính là lý do mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn Sen Xanh Event để tổ chức sự kiện và các hoạt động khác.

Một dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có cái nhìn sáng tạo cũng như sự nghiêm túc trong công việc. Sen Xanh Event là công ty chuyên hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện event với quy mô hoành tráng và cao cấp. Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, đừng ngần ngại liên hệ Sen Xanh Event nhé.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201 , Tầng 2 ,Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray , Quận Ngô Quyền , Tp Hải Phòng
• Website: https://senxanhevent.vn/
• Hotline: 0974468391