Excel là một trong những công cụ dành cho dân văn phòng, đặc biệt đối với nhân viên kế toán. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ được Excel. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tự học Excel cơ bản cấp tốc qua 15 chuyên đề.
Video hướng dẫn tự học cơ bản cấp tấp qua 15 chuyên đề
Ribbon trong Excel
Thanh Ribon trong Excel là thanh công cụ chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, như các lệnh về hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, hay xử lý dữ liệu.
Ribbon trong Excel
Thanh Ribbon trong Excel bao gồm các tab (home, insert, Page layout,..) bên trong là các nút lệnh của Tab đó. Tùy từng ngữ cảnh sử dụng các nút lệnh sẽ sáng lên cho phép người sử dụng thao tác. Như vậy để bạn thao tác với một lệnh nào đó trên thanh Ribbon bạn cần phải biết nó nằm trong phần nào Tab Ribbon, sau đó bạn chọn tới lệnh cần thao tác trong Tab Ribbon đó.
Thao tác với bảng tính trong Excel
Để thao tác với bảng tính bằng cách chèn thêm sheet, di chuyển, đổi tên, xóa sheet, đóng băng 1 vùng bảng tính, hay di chuyển nhanh trong bảng tính bằng phím tắt.
Nếu bạn muốn chèn thêm sheet, bạn có 2 cách thực hiện nó:
- Cách 1: Vào Insert > Worksheet.
- Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert… > chọn Worksheet > Ok:
Để thực hiện di chuyển hay đổi tên sheet thật quá đơn giản. Để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng chuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết. Nếu bạn muốn đổi tên sheet nào thì bạn click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc bạn click chuột phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.
Chú ý là khi cần xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khi xoá sheet nào bạn phải chắc chắn với hành động này. Bạn có 2 cách để thực hiện:
- Cách 1: Bạn click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, và chọn Delete.
- Cách 2: Bạn chọn Sheet cần xoá, vào Edit => Delete Sheet
Các thành phần của bảng tính Excel
Các thành phần trong bảng tính
Một bảng tính bao gồm nhiều WorkSheet (Sheet) trong mỗi Sheet chứa các hàng (Row) và cột (Column) tạo thành các ô (Cell).
– Sheet: Là một với các thành phần như đã nói ở phần trước. Bạn có thêm mới, tùy chỉnh hay xóa bỏ một Sheet trên WorkBook. Các Sheet trong một, hoặc nhiều WorkBook có thể liên kết lấy dữ liệu qua lại với nhau.
– Column: Cột nằm trong các Sheet được đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ) cột, ví dụ chúng ta nói cột A, cột B hay cột XA,… Bạn có thể chèn, xóa, di chuyển,… các cột trên một Sheet.
– Row: Hàng nằm trong các Sheet được đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ) hàng, ví dụ chúng ta nói hàng 1, hàng 2 hay hàng 1000,… Bạn cũng có thể chèn, xóa, di chuyển,… các hàng trên một Sheet.
– Cell: Là ô giao nhau giữa một hàng và một cột xác định nào đó, vị trí của Cell hay còn gọi là địa chỉ của Cell được xác định bởi tên cột và hàng giao nhau chứa nó.
Nhập dữ liệu
Trước hết bạn cần đặt con trỏ tại ô muốn nhập dữ liệu. Bạn nhập dữ liệu vào và kết thúc bằng phím Enter.
Để sửa dữ liệu bạn đặt con trỏ vào ô cần hiệu chỉnh, nhấn phím F2 và bạn chỉnh sửa; hoặc bạn đưa trỏ chuột vào thanh công thức hoặc nhấn đúp chuột vào ngay ô cần hiệu chỉnh và chỉnh sửa.
Bạn xóa dữ liệu bằng cách thực hiện: Chọn các ô cần xoá => Chọn lệnh Edit\ Clear => Chọn cách xóa dữ liệu.
All: Xóa tất cả các thành phần.
Formats: Xóa phần định dạng.
Contents: Xóa nội dung dữ liệu.
Comments: Xóa phần chú thích
Ngoài ra, bạn có thể thao tác lập đường viền, hay tô viền cho bảng, thay đổi định dạng phông chữ, cỡ chữ, màu nền của ô…
Các kiểu dữ liệu trong hàm
Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): Các ô trong bảng tính có thể chứa văn bản bao gồm các ký tự chữ cái từ A đến Z hoặc các ký tự số, ngày tháng và ký tự đặc biệt. Thông thường khi bạn nhập liệu vào ô là các ký tự số, bạn muốn đưa về định dạng ký tự kiểu chuỗi (Text), đầu tiên bạn phải nhập dấu nháy đơn hoặc 1 ký tự trống trước ký tự số để phân biệt với định dạng kiểu số (Number).
Dữ liệu kiểu số: Trong ô bạn chỉ có thể nhập các ký tự số từ 0 đến 9 hoặc biểu thức đó trả về kết quả là một giá trị số
Dữ liệu ngày tháng: Bạn hoàn toàn có thể nhập vào ô là Ngày/Tháng/Năm hoặc Tháng/Ngày/Năm
Dữ liệu là công thức toán học, bạn bắt đầu nhập công thức và bạn phải sử dụng dấu “=”. Kết quả hiển thị trong ô không phải là công thức mà là giá trị trả về kết quả của công thức bạn nhập.
Khi bạn nhập bất kỳ kiểu dữ liệu nào vào trong ô, dữ liệu bạn vừa nhập sẽ hiển thị trên thanh Formula Bar. Để chỉnh sửa dữ liệu trên ô bạn cũng hoàn toàn có thể chỉ vào ô đó và chỉnh sửa trực tiếp trên thanh Formula Bar, ngay lập tức dữ liệu vừa thay đổi được cập nhật lại trong ô. Hoặc bạn nhấp đúp chuột vào ô đó và bắt đầu chỉnh sửa dữ liệu ngay trong ô đó.
Các hàm xử lý dữ liệu ngày tháng, thời gian trong Excel
Bạn cần lưu ý khi nhập dữ liệu ngày tháng trên các máy tính chính là bạn cần phải nhập tháng trước, ngày sau.
Để thực hiện thay đổi định dạng ngày tháng trong Excel theo cài đặt mặc định, bạn hãy làm theo cách như sau:
- Chọn ngày tháng bạn muốn thay đổi định dạng.
- Ở tab Home, trong phần Number, click vào dấu mũi tên ngay cạnh ô Number Format, chọn định dạng bạn muốn – short date, long date hoặc time.
Định dạng ngày tháng trong Excel
Hàm TODAY
- Cú pháp: TODAY()
- Chức năng: Trả về ngày tháng năm hiện tại theo hệ thống.
Hàm YEAR
- Cú pháp: YEAR(serial_number)
- Chức năng: Trả về năm của một giá trị ngày tháng năm. Kết quả trả về là một số nguyên từ 1900 đến 9999.
Hàm MONTH
- Cú pháp: MONTH(serial_number)
- Chức năng: Trả về tháng của một giá trị ngày tháng năm. Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 12.
Hàm DAY
- Cú pháp : DAY(serial_number)
- Chức năng: Trả về phần ngày của một giá trị ngày tháng năm. Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 31.
Hàm HOUR
- Cú pháp: HOUR(serial_number)
- Chức năng: Trả về giờ của một giá trị thời gian. Kết quả trả về là một số nguyên từ 0 (12:00 A.M.) đến 23 (11:00 P.M.).
Hàm MINUTE
- Cú pháp: MINUTE(serial_number)
- Chức năng: Trả về phần phút của một giá trị thời gian. Kết quả trả về là một số nguyên từ 0 đến 59.
Hàm SECOND
- Cú pháp: SECOND(serial_number)
- Chức năng: Trả về phần giây của một giá trị thời gian. Kết quả trả về là một số nguyên từ 0 đến 59.
Hàm NOW
- Cú pháp: NOW()
- Chức năng: Trả về ngày giờ hiện tại của hệ thống.
Lọc dữ liệu bằng AutoFilter trong Excel
Bạn có thể lọc dữ liệu bằng 2 cách là sử dụng AutoFilter hoặc sử dụng Advanced Filter.
Lọc dữ liệu bằng cách sử dụng Auto Filter: Lệnh Data\Filters\AutoFilter dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Chỉ những mẫu tin nào thỏa tiêu chuẩn thì mới được hiển thị còn những mẫu tin khác sẽ tạm thời bị che không nhìn thấy.
Cách thực hiện
– Chọn vùng CSDL với tiêu đề là một hàng.
– Vào menu Data\Filters\AutoFilter, Excel sẽ tự động thêm các nút thả cạnh tên trường cho phép chọn tiêu chuẩn lọc tương ứng với các trường đó.
– Chọn điều kiện trong hộp liệt kê thả của từng trường tương ứng.
All: cho hiển thị tất cả các mẫu tin.
Top 10: cho phép chọn lọc lấy một số mẩu tin có giá trị cao nhất (Top) hay thấp nhất (Bottom).
Custom: cho phép đặt các điều kiện so sánh khác ( >, >=, …)
Các trị: chỉ hiển thị những mẫu tin đúng bằng trị đó.
+ Mặc nhiên Excel sẽ hiểu tên trường bằng với giá trị được chọn trong hộp liệt kê thả. Các điều kiện trong các trường khác nhau có tính chất đồng thời với nhau (AND).
+ Nếu chọn mục Custom thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép đặt điều kiện theo tiêu
chuẩn khác.
Lọc dữ liệu bằng AutoFilter
Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter)
Lệnh Data\ Filter\ Advanced Filter dùng để trích ra các mẫu tin theo các điều kiện chỉ định trong vùng tiêu chuẩn do thiết lập trên Sheet.
Cách thực hiện
– Tạo vùng tiêu chuẩn lọc (sử dụng một trong hai cách nêu trên).
– Vào menu Data\ Filter\ Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại sau:
Action:
+ Filter the list, in-place: Kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL.
+ Copy to another location: Kết quả được đặt tại một vị trí khác.
List range: chọn địa chỉ vùng CSDL.
Criteria range: chọn địa chỉ vùng tiêu chuẩn.
Copy to: chọn địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng kết quả (phải chọn mục Copy to another location).
Unique records only: Nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì chỉ lấy duy nhất một mẫu tin đại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau).
Lọc dữ liệu bằng Advanced Filter
Hàm trong Excel
Hàm dùng để tính toán và trả về một trị. Trong ô chứa hàm sẽ trả về một giá trị, một chuỗi ký tự hoặc một thông báo lỗi, … Excel có một tập hợp các hàm rất phong phú và được phân loại theo từng nhóm phục vụ cho việc tính toán trên nhiều kiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác nhau.
Video trên sẽ giới thiệu đầy đủ các hàm cho bạn.
Nhóm hàm tra cứu trong Excel
Bạn có thể kể tới các nhóm hàm tra cứu trong Excel như: Hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP, hàm Index, hàm Match, kết hợp hàm Index và hàm Match, hàm Offset, kết hợp hàm offset và hàm match.
- VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảng table_array theo chuẩn dò tìm
range_lookup, trả về trị tương ứng trong cột thứ col_index_num (nếu tìm thấy).
range_lookup = 1 (mặc nhiên):
Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Nếu tìm không thấy sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value.
range_lookup = 0:
Tìm chính xác, danh sách không cần sắp xếp thứ tự.
Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A - HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm giá trị lookup_value trong dòng trên cùng của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tương ứng trong dòng thứ row_index_num (nếu tìm thấy)
Nhóm hàm thống kê trong Excel
Khi nói đến hàm thống kê trong Excel thì bạn có thể kể tới: hàm Countif/Countifs, hàm Sumif/Sumifs, hàm Sumproduct.
- Hàm Countif: =COUNTIF(range, criteria)
Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong vùng
range.
– range: là vùng mà điều kiện sẽ được so sánh.
– criteria: là chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: “10”,
“>15”, “<20”.
=COUNTIF(B4:B12, “>=6”)
- Hàm Sumif: SUMIF(range, criteria [, sum_range])
Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.
– range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh.
– criteria: chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: “10”, “>15”, “<20”, …
– sum_range: vùng được tính tổng. Các ô trong vùng này sẽ được tính tổng nếu các ô tương ứng trong vùng range thỏa điều kiện. Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ được tính.
Pivot Table trong Excel
PivotTable là một công cụ mạnh để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu cho phép bạn xem so sánh, mẫu và xu hướng trong dữ liệu của bạn.
Pivottable làm việc một chút khác nhau tùy thuộc vào nền tảng bạn đang sử dụng để chạy Excel.
Vẽ đồ thị trong Excel
Có 3 loại biểu đồ thường gặp là biểu đồ dạng cột (Column), dạng đường thẳng (Line) và dạng bánh (Pie). Từ 3 dạng này Excel triển khai thành 14 loại biểu đồ chuẩn (Standard types) và 20 kiểu biểu đồ tuỳ chọn (Customize types) có thể dùng để biểu diễn số liệu trong bảng tính thành nhiều cách nhìn khác nhau tuỳ theo yêu cầu của người dùng.
In ấn trong Excel
Lệnh File\Page Setup cho phép đặt hướng trang (Orientation), chọn khổ giấy in (Paper size), đặt độ rộng của các lề (Margins), tạo tiêu đề và hạ mục (Header and Footer), đánh số trang (Page number), chọn vùng dữ liệu in (Print Area), …
Sau đó bạn chỉ cần thực hiện bằng cách ấn tổ hợp bàn phím Ctrl + P để xuất hiện lệnh in rồi Ok là in được
